Gerenciando o tempo
Em algum momento de nossas vidas, todos nós já passamos por uma situação em que simplesmente não tínhamos tempo suficiente. Talvez tenha sido quando você ficou sem tempo tentando fazer um dever de casa ou um projeto escolar. Ou talvez tenha sido quando você estava tentando fazer algumas coisas, mas não conseguiu terminar todas.
Tempo é algo que todos gostaríamos de ter mais, mas isso pode ser especialmente verdadeiro se você estiver encarregado de um grande projeto no trabalho. Ficar sem tempo antes de terminar seu trabalho pode ser um desastre por muitos motivos. Você pode ter problemas com seu chefe, decepcionar um cliente ou até mesmo ser rebaixado ou demitido. Devido à importância de concluir os projetos no prazo, os profissionais de gerenciamento de projetos devem aprender a utilizar boas habilidades de gerenciamento do tempo do projeto.
O que é gerenciamento de tempo do projeto?
O gerenciamento do tempo do projeto é o uso eficiente do tempo por meio de boa organização, produtividade eficiente e planejamento adequado. Os gerentes de projeto , que têm a tarefa de supervisionar os projetos do início ao fim, utilizam essas habilidades de gerenciamento de tempo para concluir seu trabalho da maneira mais eficiente e econômica possível. Por exemplo, um gerente de projeto pode desenvolver uma lista sequencial de tarefas que precisam ser concluídas e rastrear o progresso do funcionário por meio dessas etapas. Os gerentes de projeto podem até mesmo implementar mudanças nos projetos quando necessário para fazer melhor uso do tempo e podem manter anotações sobre o que deu certo ou o que precisa ser melhorado para utilizar em projetos futuros.
Processo de gerenciamento de tempo do projeto
O gerenciamento do tempo do projeto pode ser uma tarefa opressora, especialmente quando os projetos são grandes, complexos e envolvem um grande número de pessoas. O desenvolvimento de um processo para gerenciar melhor o tempo pode ser útil. Vejamos um processo passo a passo ao qual muitos gerentes de projeto recorrem:
1. Projete e siga um plano
Antes de um projeto começar, um gerente de projeto deve desenvolver uma lista de tarefas e um cronograma projetado, delineando quando cada tarefa deve ser concluída. Ao projetar um plano completo, os funcionários sabem o que precisa ser feito e quando. Isso evita confusão que pode atrasar o projeto e desperdiçar um tempo valioso. Se todos os funcionários souberem como o projeto se desenvolverá, eles poderão ser mais produtivos.
2. Concentre-se nas tarefas mais importantes
Claro, cada tarefa é importante para concluir um projeto, mas algumas tarefas podem ser rotuladas como de prioridade mais alta. Talvez essas tarefas sejam mais difíceis de concluir, requeiram um especialista, sejam novas na equipe ou precisem ser concluídas antes que outras tarefas possam ser concluídas. Seja qual for o motivo pelo qual são de alta prioridade, focar na conclusão dessas tarefas ajuda a garantir que haja tempo suficiente para concluí-las até o final do projeto.
3. Atribuir tarefas
Uma maneira de os gerentes de projeto perderem tempo é tentando fazer todo o trabalho sozinhos, em vez de delegar tarefas. Eles também podem microgerenciar ou controlar e supervisionar todos os detalhes de um trabalho ou projeto, em vez de confiar nos funcionários para concluir as tarefas atribuídas de maneira adequada. Essas práticas podem ser não apenas frustrantes para a equipe, mas também desperdiçam tempo em tarefas de nível superior. Também rouba a atenção da supervisão de todo o projeto, porque os gerentes de projeto podem estar muito focados em tentar concluir uma tarefa.
4. Compreenda a disponibilidade de recursos
Se um projeto requer materiais, é importante obter esses materiais e certificar-se de que eles estão disponíveis quando necessário. Pedir materiais especiais pode levar tempo, e saber quanto tempo pode ajudar um gerente de projeto a planejar adequadamente.
5. Atualizar e monitorar o progresso
Conforme o projeto avança, é importante garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo. Se houver um obstáculo no plano do projeto, o gerente do projeto pode fazer os ajustes necessários para melhorar a eficiência e colocá-lo de volta nos trilhos. Afinal, se os gerentes não estão cientes de um problema quando ele surge, eles não podem fazer as mudanças necessárias para melhorar a situação e minimizar o tempo perdido.
Técnicas para lembrar
Sabemos o que é gerenciamento de tempo de projeto e o processo para ajudar a fazer melhor uso do tempo. Vejamos agora uma lista rápida de técnicas que podem realmente ajudar um gerente na supervisão de um projeto. A seguir estão três ferramentas e como usá-las a seu favor:
1. Crie uma lista de tarefas
Pode ser uma lista de tarefas diárias, uma lista mensal de tarefas ou até mesmo uma lista de tarefas de um projeto. Seja qual for a sua escolha, criar uma lista de tarefas é uma técnica rápida para garantir que você não se esqueça de concluir uma tarefa.
2. Revisar e monitorar
Revisar suas tarefas e atualizar sua lista de tarefas o ajudará a se concentrar em tarefas importantes. Priorizar é fundamental para que seu foco principal esteja nas tarefas de maior importância.
3. Horário de agendamento
Ao priorizar suas tarefas, você pode agendar um horário do dia para trabalhar nessas tarefas. Bloqueie o tempo que é estritamente usado para tarefas do projeto.
Resumo da lição
Um gerente de projeto é o indivíduo designado para supervisionar um projeto do início ao fim. Esses profissionais devem usar boas habilidades de gerenciamento de tempo de projeto para fazer o melhor uso de seu tempo e garantir que o projeto seja concluído no prazo. O processo de gerenciamento de tempo do projeto que muitos gerentes usam inclui projetar um plano, focando em tarefas importantes, atribuindo tarefas, sabendo a disponibilidade de recursos e rastreando o progresso. Três técnicas simples para praticar o gerenciamento do tempo do projeto são criar uma lista de tarefas, revisar a lista de tarefas e agendar um horário para trabalhar na lista de tarefas.