Desafios de gerenciamento de projetos de pequenas empresas
Sally é a CEO da ‘Angry Web Designs’, uma pequena empresa que fornece designs para várias organizações. Rob é um profissional independente de gerenciamento de projetos (PM) que pode ver que o negócio de Sally seria muito mais eficiente se ela incorporasse algumas práticas básicas de gerenciamento de projetos. Vejamos como o gerenciamento de projetos de pequenas empresas pode ajudar Sally a ter sucesso.
Normalmente, as pequenas empresas desejam executar seus projetos da maneira mais econômica. Como resultado, eles evitam principalmente as práticas de gerenciamento de projetos pensando que podem incorrer em custos adicionais. No entanto, eles podem melhorar sua produtividade e resultados, empregando técnicas simples de planejamento e ferramentas econômicas. Alguns dos outros desafios que as pequenas empresas encontram ao incorporar práticas de gerenciamento de projetos incluem:
- A incorporação de práticas de gerenciamento de projetos é um tempo adicional que as pequenas empresas têm que investir, o que pode consumir de seu outro tempo
- Pequenos negócios são iniciados por proprietários que têm muito sucesso em seu próprio domínio. Eles podiam sentir que poderiam ter sucesso sem o gerenciamento de projetos.
- Eles podem pensar que precisam contratar alguém muito caro que eles não podem pagar.
Sally tem mentalidades semelhantes e sente que a incorporação de processos de PM pode distraí-la de fornecer valor para seus clientes. No entanto, Rob apresenta algumas ferramentas e técnicas que ela pode empregar.
Técnicas e ferramentas de planejamento que as pequenas empresas podem empregar
A ‘Angry Web Designs’ conta atualmente com um assistente administrativo que envia e-mails a todos os funcionários solicitando o tempo que eles despenderam no projeto e os consolida em excel antes de faturar os clientes mensalmente. Seguindo o conselho de Rob, Sally adquiriu um bom software de rastreamento de tempo, onde todos os funcionários podem registrar seu tempo diariamente, que seria inserido em seu sistema de faturamento. Agora sua assistência administrativa pode criar faturas com o toque de um botão.
As pequenas empresas podem criar um modelo de plano de projeto que pode modificar para cada projeto. Um plano de projeto explica como um projeto será executado em todos os aspectos, como cronograma, recursos que serão empregados, quaisquer riscos e problemas e como a comunicação acontecerá e assim por diante. Sally começou a criar o primeiro modelo de gerenciamento de projeto com a ajuda de Rob.
Um projeto possui um conjunto de tarefas, responsabilidades e prazos. Algumas tarefas podem ter dependências. Tudo isso deve ser rastreado em algum lugar e atualizado. Uma planilha Excel simples pode servir ao seu propósito ou pode-se comprar um software de gerenciamento de projetos onde uma equipe pode colaborar e atualizar todos os itens. Sally usava e-mails para rastrear tarefas e prazos. Depois de se encontrar com Rob, ela viu que havia vários softwares de gerenciamento de projetos gratuitos que ela poderia usar para gerenciar seus projetos com mais eficiência. Vamos dar uma olhada.
O aspecto mais importante e crucial de um projeto é a capacidade de colaboração de uma equipe. Portanto, uma pequena empresa deve ter algumas ferramentas por meio das quais a equipe possa colaborar. Algumas das ferramentas incluem
- Email – Email é uma ferramenta que é usada para comunicar todas as informações importantes para o resto dos membros da equipe e clientes
- Software de conferência de áudio e vídeo – membros da equipe de pequenas empresas às vezes passam muito tempo no escritório do cliente ou em um local remoto. Conseqüentemente, o software de áudio e vídeo conferência torna-se útil para reuniões de equipe.
- Unidade compartilhada – uma unidade compartilhada é usada para compartilhar a saída de trabalho, como documentos, arquivos gráficos e assim por diante.
Após consultar Rob, Sally desenvolveu bons sistemas para colaboração com e-mail, software de videoconferência e um drive compartilhado. Ela usou o Microsoft Outlook para e-mails, Skype for Business para videoconferência e Dropbox para unidade compartilhada onde os funcionários podiam acessar o trabalho uns dos outros.
Resumo da lição
Os proprietários de pequenas empresas podem ter algumas mentalidades que os impedem de fazer investimentos em gerenciamento de projetos. A ideia é que isso os distraia da execução efetiva do projeto e do investimento adicional que pode ser necessário para implementar o planejamento e as ferramentas de gerenciamento do projeto. No entanto, o emprego dessas ferramentas melhora a eficiência, por sua vez, melhorando a entrega do projeto. Algumas práticas simples de gerenciamento de projeto com boa relação custo-benefício que uma pequena empresa pode implementar, incluindo ter um bom software de rastreamento de tempo, ter um plano de projeto em vigor e incluir algum tipo de software ou ferramenta simples como o Excel para rastrear tarefas e prazos do projeto. Também é obrigatório que a equipe use algum software de colaboração de projeto, como e-mail, ferramentas de áudio e videoconferência e uma unidade compartilhada.