O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
Antes de discutirmos os vários tipos de ferramentas disponíveis no campo de gerenciamento de projetos, vamos explorar e definir ferramentas de gerenciamento de projetos. Ferramentas de gerenciamento de projeto são a tecnologia e / ou técnicas usadas para auxiliar no gerenciamento de um projeto. Por exemplo, se você estivesse construindo uma casa, primeiro deve garantir que tem ferramentas como brocas, martelos, pregos, réguas, serras, etc. Algumas, ou muitas, variações dessas ferramentas são usadas para construir a casa mais rápido e mais eficiente. No gerenciamento de projetos, as ferramentas são usadas para ajudá-lo a gerenciar a comunicação e permanecer na tarefa enquanto atende aos seus objetivos para um projeto bem-sucedido.
Ferramentas simples de gerenciamento de projetos
A tecnologia e as técnicas às quais nos referimos como ferramentas variam com base em vários fatores. É importante entender esses fatores para que você possa escolher a (s) ferramenta (s) mais apropriada (s) para usar em seu projeto. Alguns desses fatores podem incluir o tipo de projeto, as metas e resultados do projeto, a indústria, o número de projetos e o número de pessoas envolvidas no projeto.
Com base no amplo uso do gerenciamento de projetos em todos os setores, existem várias ferramentas para quase todos os tipos de projeto imagináveis. Os projetos vão desde o planejamento de uma reunião familiar até a construção de um loteamento habitacional. Muitos projetos são gerenciados simultaneamente. Mas, como escolhemos a melhor ferramenta?
Online, existe uma infinidade de ferramentas ao seu alcance. Vamos primeiro dar uma olhada em algumas dessas ferramentas que foram classificadas como as mais populares em termos de simplicidade:
- Evernote
- Casual
- Trello
- Uma nota
- Azendoo
- Omnifocus
- Asana
Ao escolher uma ferramenta com base na simplicidade, alguns atributos a serem considerados são:
- É facilmente adaptável para os membros da equipe e para o ambiente?
- É fácil de usar?
- É acessível com base no seu orçamento?
- Ele gerenciará suas necessidades de colaboração e relatórios com facilidade?
- Funciona para vários projetos com pequenas variações?
- Ele rastreará orçamento, programação e marcos conforme necessário?
- É facilmente acessível para todos os membros da equipe?
- Ele faz uma boa interface com outros aplicativos de software já instalados?
Exemplo
A equipe de construção de Joe está trabalhando em três projetos residenciais de janeiro a junho. Joe está fazendo malabarismos com trabalhadores e empreiteiros entre cada local. Os três projetos têm prazo de conclusão até 30 de junho. Os trabalhadores de Joe usam telefones celulares e mensagens de texto, mas não são muito experientes em tecnologia. Eles são definitivamente mais trabalhadores ‘práticos’ e ‘visuais’. Para garantir que as equipes de Joe estejam se comunicando de forma eficaz para cumprir seus prazos, Joe deve encontrar uma ferramenta amigável para garantir que seus contratados e trabalhadores estejam dentro do cronograma ao concluir cada tarefa.
Joe escolhe o Trello como sua ferramenta de gerenciamento de projetos. Trello é uma ferramenta muito fácil e simples de usar. Ele fornece uma visão do projeto com o uso de notas adesivas. Com o Trello, as imagens e cores podem tornar as tarefas convidativas e emocionantes à medida que os trabalhadores se movem entre os projetos. O Trello também possui um aplicativo móvel que é fácil de usar em muitos dispositivos diferentes. Embora seja perfeita para os empreiteiros de Joe que não têm tanta experiência em tecnologia, esta ferramenta também pode ser combinada com outras ferramentas para os trabalhadores e empreiteiros mais experientes em tecnologia. Joe pode revisar todos os seus projetos em um relance e é capaz de mover e usar as notas adesivas entre os projetos para tarefas repetidas.
Resumo da lição
Nesta lição, listamos várias ferramentas simples de gerenciamento de projeto para melhorar e aprimorar a comunicação de seus projetos. Ao escolher uma ferramenta, muitos fatores devem ser considerados para garantir que a melhor seja selecionada para o seu ambiente de trabalho e equipe. Esses fatores incluem:
- É facilmente adaptável para os membros da equipe e para o ambiente?
- É fácil de usar?
- É acessível com base no seu orçamento?
- Ele gerenciará suas necessidades de colaboração e relatórios com facilidade?
- Funciona para vários projetos com pequenas variações?
- Ele rastreará orçamento, programação e marcos conforme necessário?
- É facilmente acessível para todos os membros da equipe?
- Ele faz uma boa interface com outros aplicativos de software já instalados?
Dedicar algum tempo para considerar todos esses fatores o ajudará a fazer a melhor seleção para garantir seu sucesso.