Gerenciamento de custos do projeto definido
Sua creche de 20 anos precisa de um novo playground para as crianças. O antigo equipamento de playground não atende aos novos padrões de segurança e está começando a apresentar desgaste significativo que uma lata de tinta não consertará. Sabendo que precisa substituí-lo em breve, você decide começar determinando quanto custará o novo playground. Para fazer isso, você usa o planejamento e a estimativa do gerenciamento de custos do projeto.
O gerenciamento de custos do projeto refere-se às atividades usadas para estimar, monitorar e controlar os custos de um projeto. A estimativa é feita para determinar, com a precisão necessária, o custo de um projeto. Geralmente é no processo de estimativa que uma organização determina se um projeto é fiscalmente viável. Em suma, a estimativa de custos conduzirá à decisão de gastar o dinheiro em um projeto.
A estimativa de custos do projeto é dupla. Primeiro, uma estimativa é feita para determinar os custos e, em seguida, o planejamento de custos é feito para criar um orçamento e determinar a orientação de custos. Vamos examinar mais de perto as diferenças entre estimativa e planejamento de custos.
Estimativa de custos do projeto
Como já dissemos, a estimativa de custos envolve atividades para determinar o custo de uma iniciativa ou projeto. A precisão da estimativa pode variar, dependendo da necessidade e do tipo de estimativa feita. Geralmente, nos estágios preliminares de um projeto, estimativas aproximadas são fornecidas. Muitas vezes, uma estimativa aproximada é chamada de valor aproximado e apenas fornece um ponto de partida para determinar os custos do projeto.
Conforme o projeto é mais definido e os requisitos são mais conhecidos, a precisão da estimativa de custo aumenta. Melhores informações do projeto permitem que o estimador leve em consideração fatores anteriormente desconhecidos ao determinar o custo do projeto. Muitas vezes, antes de um orçamento ser aprovado, uma divisão de trabalho detalhada com os custos associados é feita para fornecer uma estimativa de custo muito precisa.
A precisão da estimativa de custo é mostrada pela variação na estimativa. A variação é o quanto a estimativa de custo pode mudar, dependendo dos requisitos, restrições e limitações futuras do projeto. Por exemplo, os valores aproximados geralmente têm uma variação de -25% a + 75%. Isso significa que uma estimativa de $ 1.000 pode custar de $ 750 a $ 1.750.
Não há necessidade de percorrer a estimativa de custo do projeto desde as estimativas iniciais até as finais. Alguns projetos exigirão apenas uma estimativa aproximada antes de serem aprovados, enquanto outros projetos exigirão estimativas muito mais precisas e detalhadas. Dependendo da necessidade final, um estimador pode não fazer nenhuma estimativa aproximada e pode pular direto para uma estimativa detalhada.
Para a creche, você deve substituir o equipamento do playground, portanto, comece com uma estimativa de custo do projeto detalhada. Ao reunir as informações de custo, você começa reunindo o custo do equipamento do playground e todas as licenças necessárias. Em seguida, trabalhando com um empreiteiro, você divide as tarefas que precisarão ser realizadas para concluir o projeto. Com cada tarefa, você fornece uma estimativa das horas de trabalho necessárias, que fornece uma estimativa de custo para cada tarefa.
Somando os materiais, licenças e mão de obra para concluir o novo playground, você determina que o projeto deve custar $ 12.345 para ser concluído. Você adiciona uma variação de -5% a + 10% e determina que sua estimativa final ficará entre $ 11.272 e $ 13.579.
Planejamento de custos do projeto
Depois que uma estimativa de custo é concluída, um plano de custo é necessário para fornecer diretrizes para o projeto. O planejamento de custos determina como os custos são controlados, onde o dinheiro é alocado, de onde os custos dos fundos são pagos, relatórios de custos e limites de custos para o projeto. Resumindo, o plano de gerenciamento de custos ajuda o gerente de projeto a garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento estimado.
Um plano de gerenciamento de custos também inclui uma linha de base de custos, que é particularmente útil para o gerente de projeto para garantir que os custos sejam gerenciados de maneira adequada. A linha de base dos custos é essencialmente um orçamento, mas é dividido em fases para indicar quando, no ciclo de vida do projeto, o dinheiro será gasto. Esta é uma informação chave em um projeto com grandes custos iniciais, como na compra de materiais ou equipamentos. Como os custos do projeto não são gastos uniformemente no cronograma do projeto, uma linha de base de custos permite que o gerente de projeto saiba que os custos estão no caminho certo, mesmo que possa parecer que uma porcentagem excessivamente grande foi alocada no início do projeto.
Para o seu projeto de playground, você cria um plano de gerenciamento de custos para garantir que seu orçamento apertado seja bem administrado. Este plano contém o plano de trabalho detalhado feito na etapa de estimativa anterior, juntamente com uma lista de todos os materiais e licenças e custos associados para cada um.
Você cria uma linha de base de custos, mostrando quanto do orçamento será gasto por semana durante o ciclo de vida do projeto de quatro semanas. A linha de base dos custos mostra que você gastará 50% de seu orçamento na primeira semana do projeto para comprar equipamentos de playground.
Seu plano de gerenciamento de custos do projeto também mostra de qual conta comercial você pagará os custos do projeto. Como você está comprando um novo equipamento de playground, isso é considerado um custo de melhoria de capital e proporcionará uma redução de impostos. Portanto, o equipamento é comprado com os fundos de negócios de melhoria de capital, enquanto a mão de obra e as licenças para o trabalho do projeto são pagos com os fundos gerais.
Por último, o planejamento de custos do seu projeto para o projeto do playground inclui limites de custo para o seu projeto, que orientam você e o empreiteiro nos gastos. Você deu ao empreiteiro um limite de oito horas de trabalho, acima do qual ele deve obter sua permissão. Desta forma, você pode controlar os custos de mão de obra. Os custos das licenças não precisam de limites, pois são preços fixos. No entanto, os custos do equipamento do playground podem ser diferentes, então você forneceu um limite de custo de 5% para isso. Ao fazer isso, você pode garantir que permanecerá dentro da variação estimada e manter o projeto dentro do orçamento.
Resumo da lição
O gerenciamento de custos do projeto refere-se às atividades usadas para estimar, monitorar e controlar os custos de um projeto. A primeira atividade, estimativa de custos, é dupla e inclui estimativa de custos e planejamento de custos. A estimativa de custos envolve atividades para determinar o custo de uma iniciativa ou projeto. As estimativas de custo variam em precisão, o que é indicado pela variação da estimativa. O planejamento de custos fornece diretrizes de custos do projeto, incluindo linha de base de custos, orientação de alocação, relatórios de custos e limites de custos.