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Etiqueta de e-mail: regras e dicas

As regras de etiqueta de e-mail são praticamente as mesmas de qualquer forma de comunicação

Embora o e-mail seja uma forma de comunicação fácil e rápida, ainda existem regras de etiqueta a seguir. Quase todas as mesmas regras que se aplicam a falar com alguém pessoalmente, por telefone ou escrever uma carta se aplicam à etiqueta de e-mail. Polidez, cortesia, respeito mútuo e bom senso contribuem muito para a etiqueta de e-mail.


A etiqueta no e-mail usa as mesmas regras de qualquer forma de boa comunicação: respeito, educação e bom senso.
Latas

Dez principais regras de etiqueta para e-mail

1. Seja educado e profissional. Evite saudações desleixadas ou informais. ‘Prezado Sr. Smith’ (e usar seu primeiro nome Frank em um e-mail de acompanhamento depois de responder e assinar Frank) sempre funciona melhor do que ‘HEY!’

2. Sempre verifique para onde o e-mail está indo e quem está por dentro. Às vezes, as pessoas confundem destinatários ‘para’, ‘cc’ e ‘cco’.

3. Mantenha as assinaturas automáticas simples e, ao responder a alguém que já respondeu ao seu e-mail anterior, retire a assinatura automática. Ninguém gosta de uma longa sequência de e-mail que dura para sempre porque você quer impressionar alguém com seu cargo. Uma vez é suficiente.

4. Mantenha os e-mails profissionais e descomplicados, mas inteligentes e limpos. Evite linguagem casual.

5. Vá direto ao ponto. E-mails breves funcionam melhor do que longos.

6. Cuidado com a gramática e erros de digitação. Ninguém é perfeito, mas sempre tente o seu melhor.

7. Sempre coloque uma linha de assunto. É o que as pessoas veem imediatamente e, além do seu nome, como elas encontram seu e-mail quando precisam pesquisá-lo.

8. Tente responder a todos os e-mails em alguns dias. Uma resposta atrasada ou nenhuma resposta parece que você está ignorando a pessoa.

9. Suas palavras devem expressar o que você precisa ou quer dizer. Sem fontes, cores ou emojis especiais.

10. Nunca envie um e-mail irritado. Se você tiver que enviar um e-mail furioso, escreva-o sem a linha de endereço, espere nele e então perceba que não precisa enviá-lo.

A regra de etiqueta mais importante para e-mail, além de mostrar respeito e bom senso, é pensar, verificar e pensar novamente antes de enviar um e-mail importante. Verifique tudo (saudação, mensagem: conteúdo, gramática e ortografia, assinatura, linha de assunto, destinatários, anexos, CC e CCO). Se o e-mail for muito importante, envie um e-mail de teste para você mesmo. Pode demorar um pouco mais, mas você terá uma boa ideia de sua aparência.

Dicas para etiqueta de e-mail

Depois de muitos anos na academia e nos negócios, existem três dicas importantes que realmente ajudam.

Sempre use a mesma saudação formal e despedida

Quando comecei a escrever e-mails para profissionais e diplomatas, não tinha certeza de como me dirigir às pessoas e fechar o e-mail. Tentei ser muito formal e até emails simples tornaram-se complicados. Então me lembrei das regras para escrever cartas. Comece com uma saudação como Caro (nome), escreva frases claras que vão direto ao ponto, e eu sempre assino o e-mail com a mesma despedida: Atenciosamente, (seu nome).

Uma vez que a cadeia de e-mail tenha sido estabelecida, não há problema em não usar este sistema para responder a e-mails. Porém, para cada e-mail, mesmo que seja apenas para solicitar um orçamento para solicitar papel, use sempre uma saudação educada, frases claras e simples que vão direto ao ponto e uma despedida adequada. Depois que você se habituar a fazer isso, parecerá estranho NÃO escrever um e-mail com sua fórmula.

O que fazer quando você receber um e-mail errado ou indelicado

Sem dúvida, você provavelmente receberá um e-mail de um colega ou outro associado profissional que não conhece as regras de etiqueta de e-mail como você. Pode ser um e-mail enviado acidentalmente para você ou uma mensagem curta que parece indelicada. A melhor coisa que aprendi é a não levar para o lado pessoal e perceber que todos cometem erros.

Uma vez, recebi acidentalmente três e-mails de coisas que não deveria ver (conversas privadas, detalhes de gerenciamento etc.). Em vez de causar constrangimento, ignorei-os e continuei meu trabalho. A menos que seja algo ilegal, a melhor coisa que você pode fazer é perceber que todos cometem erros.

O que fazer se você cometer um erro

Por último, o que você deve fazer se cometer um erro? Vou te dar um exemplo. A cópia carbono (CC) e a cópia oculta (BCC) são áreas onde as pessoas cometem erros comuns. O e-mail vai para a pessoa errada ou nem sai. Às vezes sai muito cedo. Eu estava encarregado de um boletim informativo de uma organização que era enviado não apenas para as autoridades locais e regionais, mas também para os líderes do governo nacional. Depois de concluir nossa última verificação do chefe de departamento, enviei o boletim informativo trimestral programado, no prazo, para nossa lista CC e BCC padrão.

Nesse mesmo dia, nosso Chefe teve uma reunião de emergência e houve um redirecionamento completo em um de nossos programas principais. Tive que refazer a primeira página do boletim imediatamente para mostrar essa mudança. Em vez de enviar um e-mail lembrando do boletim informativo original, percebi que um erro pode ser um ponto forte. Consegui enviar uma newsletter alterada no final do dia. No email enviado, destaquei o erro de enviar a newsletter muito cedo e chamei a atenção para a mudança. Se você cometer um erro, que não seja um erro de ortografia, educadamente assuma a responsabilidade e corrija o erro.

Resumo da lição

As mesmas regras que se aplicam à comunicação falada e escrita se aplicam à etiqueta do e-mail. Cortesia, respeito mútuo e bom senso são importantes. Existem regras padrão, como sempre adicionar uma linha de assunto e nunca enviar e-mails irritados. As melhores dicas são usar as mesmas saudações e despedidas, além de pequenos erros, para consertar os erros. Mais importante ainda, lembre-se de pensar, verificar e pensar novamente antes de enviar um e-mail.