O que é uma estrutura analítica do projeto?
Você está dirigindo para o trabalho ouvindo rádio quando ouve: ‘A construção de uma estrada no anel viário vai durar 18 meses, pois eles constroem um viaduto sobre o antigo cruzamento da ferrovia no cruzamento.’ Bem, isso explica por que o tráfego está se arrastando a passo de caracol! Ao finalmente chegar ao trabalho, você está animado para ver a reportagem de capa no jornal matutino: ‘Torneio estadual de beisebol do ensino médio realmente esquentando!’
Em sua reunião matinal, você fica sabendo que foi designado para o comitê de planejamento do evento anual de caridade de sua empresa, uma arrecadação de fundos para crianças no carnaval para beneficiar o hospital infantil local. Um comitê executivo já elaborou o documento do termo de abertura do projeto, definindo o escopo e os resultados esperados do projeto. Seu comitê tem a tarefa de desenvolver a estrutura analítica do trabalho.
Uma estrutura analítica do trabalho (ou WBS, para abreviar) é um gráfico ou documento usado para organizar o trabalho do projeto em uma lista de áreas de foco para que todo o trabalho permaneça no caminho certo para atender às metas do projeto. As áreas de trabalho são divididas posteriormente ao nível de itens de trabalho , às vezes chamados de pacotes de trabalho , com cada nível sendo mais específico. Por exemplo, a divisão de trabalho para o carnaval infantil ajudará a equipe a construir uma estratégia em níveis de prioridade, alocação de recursos, custeio, aquisição e programação. Isso ajudará a garantir que o carnaval seja incrível e pontual, e que supere as doações do ano passado para o hospital infantil.
Pensando nisso de outra maneira, como motorista na zona de construção, fã de esportes que compra ingressos e membro do comitê de eventos de caridade, você é um participante de algum nível nos três projetos. Certamente, os projetos variam muito em complexidade, mas são muito semelhantes na estrutura geral. Todos os três têm uma organização patrocinadora, um documento de termo de abertura, um orçamento, um cronograma e uma estrutura analítica do projeto.
Formatos de documentos comuns
Voltando ao evento de caridade de sua empresa, você certamente não poderia começar a gastar dinheiro antes que ele estivesse disponível. O documento WBS é crucial para rastrear eventos históricos e prever as necessidades futuras do projeto. O tipo de documento será ditado pela complexidade do seu projeto. Os gerentes de projeto podem utilizar software especializado, planilhas ou grandes gráficos impressos para atingir o alto nível de visibilidade necessário para supervisionar o projeto.
Um projeto como o planejamento de um evento anual de caridade da empresa pode usar o brainstorming em uma reunião de comitê para dividir o trabalho em partes gerenciáveis. O resultado pode ser um esboço priorizado ou um gráfico mostrando as áreas de trabalho e sua relação com a estrutura geral do projeto.
No formato de esboço , a estrutura analítica do projeto pode começar a tomar forma como uma lista específica e detalhada. O diagrama hierárquico pode se parecer com uma árvore, ossos de peixes ou relacionamentos que definem uma rede entre os pacotes de trabalho. Mostrar a sequência adequada dos pacotes de trabalho normalmente não é importante na estrutura analítica do trabalho; entretanto, a sequência será muito importante ao desenvolver a programação dos pacotes de trabalho.
Por exemplo, o público espera vendedores de comida fantásticos no carnaval de seus filhos. Fazer isso acontecer requer muito planejamento organizado. Os acordos com fornecedores precisarão ser desenvolvidos, revisados e aprovados antes que os documentos possam ser impressos. O desenvolvimento de contratos com fornecedores seria classificado como um pacote de trabalho na EAP e seria listado antes da licitação por fornecedores contratados no mapa de processo do projeto .
Por que usar uma estrutura analítica do projeto?
A principal vantagem de usar uma estrutura analítica do projeto é garantir que todo o trabalho esteja de acordo com o escopo do projeto descrito no termo de abertura. Isso ajuda a reduzir quaisquer mudanças no projeto que possam alterar os resultados do projeto de maneiras indesejáveis, como atrasos, custos excessivos ou regras pouco claras sobre quem é responsável por quê. Manter a aderência ao escopo do projeto também ajuda a construir confiança entre as pessoas afetadas pelo projeto.
Na maioria dos projetos, os contratantes e subcontratados desenvolverão suas próprias estruturas de divisão de trabalho para seus pacotes de trabalho específicos. Essa divisão de responsabilidades promove responsabilidade, transparência e honestidade em todos os níveis do projeto. Esta é outra maneira de criar pontos de verificação em seu plano geral para manter o projeto nos trilhos.
Resumo da lição
As estruturas de divisão do trabalho devem ser tão complexas quanto necessário para definir as metas do projeto em pacotes de trabalho viáveis. Eles devem ser flexíveis e responsivos a eventos e riscos inesperados. A estrutura analítica do projeto é usada para controlar cuidadosamente os custos e a sequência dos pacotes de trabalho de um projeto. A EAP é a chave para atingir o escopo do projeto descrito no termo de abertura do projeto – que é o documento geral de governança que define os resultados desejados exatos do projeto. Com tudo isso em mente, o comitê de arrecadação de fundos deve estar pronto para superar as expectativas e fazer deste um grande ano para o hospital infantil!