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Estratégias para tornar as reuniões de equipe mais produtivas

Reuniões de equipe

Quando a maioria dos funcionários fica sabendo de uma reunião de equipe, geralmente começa a franzir a testa. Isso porque as reuniões de equipe , quando todos os funcionários e gerentes de uma equipe se reúnem para discutir determinados temas, muitas vezes carecem de ordem e podem fazer com que os funcionários tenham a sensação de que perderam tempo e nada conseguiram. Às vezes, também, os funcionários saem se sentindo mais confusos do que quando chegaram. Mas nem sempre é esse o caso. Você, como gerente, tem controle sobre a reunião. Você pode decidir como a reunião será. Realmente depende de você conduzir uma reunião que valha a pena, seja envolvente para os funcionários e produtiva. Quando suas reuniões são envolventes e produtivas, os funcionários ficam mais inclinados a participar e sentirão que as reuniões são realmente úteis.

Vamos dar uma olhada e descobrir como conduzir tal reunião.

Tudo começa com um plano

O primeiro passo para uma reunião de equipe bem-sucedida tem a ver com a maneira como você inicia suas reuniões. Isso geralmente começa antes de sua reunião começar; começa nos estágios de planejamento. Você, como gerente, tem a responsabilidade de criar uma agenda ou um plano para sua reunião. Sem esse plano, as reuniões não têm um objetivo claro. No entanto, com uma agenda, você e sua equipe saberão exatamente o que precisa ser realizado durante a reunião. Obviamente, você pode pedir sugestões à sua equipe sobre o que adicionar à sua agenda. Mas terminar a pauta é sua responsabilidade, pois a reunião é, afinal, sua reunião.

Com uma agenda definida, você poderá iniciar a reunião apresentando o propósito da reunião e detalhando o que precisa ser realizado durante a reunião. Seu encontro terá um objetivo.

Vamos nos engajar

A próxima etapa trata de como você conduz a reunião. Para manter você e sua equipe engajados durante a reunião, apimente as coisas fazendo coisas diferentes em reuniões diferentes. Você quer que sua equipe se interesse no encontro e participe. Para isso, você pode incorporar diferentes atividades, como ter palestrantes convidados, trazer comida, incluindo todos em uma sessão de brainstorming, ou até mesmo realizar a reunião em um parque. Você também pode usar as reuniões como oportunidades de colaboração, pois a equipe se sentirá mais envolvida se puderem ajudá-lo a resolver um problema de uma forma que beneficie a todos.

Além disso, não conduza muitas reuniões. Faça reuniões de equipe apenas com os funcionários que precisam estar presentes e quando uma configuração de equipe for a melhor maneira de coletar ou compartilhar informações. Às vezes, se você precisar compartilhar um pouco das novidades da empresa com a equipe, um e-mail ou memorando funcionará perfeitamente. Você não precisa convocar uma reunião apenas para dizer a todos que os lucros da empresa atingiram o ponto mais alto. Um e-mail funcionará perfeitamente para essa informação. No entanto, você pode reunir todos para um divertido almoço comemorativo.

Tempo é essencial

Da mesma forma, as reuniões devem começar e terminar no horário para que as pessoas não fiquem frustradas. Só porque seus funcionários estão trabalhando não significa que eles não tenham sua própria agenda para o dia. Talvez eles estejam trabalhando em um projeto urgente e já tenham se programado para fazer uma tarefa específica após a reunião. Se a reunião ultrapassar o tempo alocado, o dia do funcionário poderá ser interrompido. Para evitar que as reuniões se tornem irritantes e frustrantes, comece e termine no horário.

Mantenha o controle

Para manter a produtividade de suas reuniões, você precisa controlá-las. Como você terá um grupo de pessoas reunidas, é fácil que a reunião se desvie de seu propósito original. Diferentes indivíduos podem desviar a reunião se não for controlada.

Uma forma de controlar sua reunião é designar um líder, um porteiro, por assim dizer. Geralmente é a pessoa que está convocando a reunião. Se for você quem está convocando a reunião, você deve ser o líder da reunião.

O líder da reunião é quem envia os convites aos vários membros da equipe que precisam estar presentes. Na reunião, o líder da reunião inicia a reunião e segue a pauta previamente escrita. O líder garante que a reunião permaneça no caminho certo e, em seguida, a conclui atribuindo tarefas. Durante a reunião, o líder também garante que ninguém assuma o controle. O líder encoraja todos a expressarem seus pensamentos. Ele ou você também evita que a reunião termine e garante que ela termine no horário.

Resumo da lição

Vamos revisar…

Uma reunião de equipe é quando todos os funcionários e gerentes de uma equipe se reúnem para discutir determinados tópicos. Muitas vezes, as reuniões são vistas como atividades improdutivas e enfadonhas que simplesmente desperdiçam tempo. No entanto, esse não precisa ser o caso em sua reunião.

Para conduzir uma reunião envolvente e produtiva, crie uma agenda antes mesmo do início da reunião. Em seguida, comece e termine sua reunião no horário. Mantenha todos envolvidos variando as atividades de reunião para reunião. Envolver todos os membros da equipe em uma sessão de brainstorming colaborativa também criará uma reunião produtiva e envolvente. Além disso, realize apenas quantas reuniões forem absolutamente necessárias. Se você puder compartilhar informações de outras maneiras, como por e-mail, faça isso em vez de convocar uma reunião.

Para evitar que a reunião se torne improdutiva, designe um líder da reunião (geralmente aquele que convoca a reunião). Se você convocou a reunião, então você deve ser o líder da reunião. O líder da reunião envia a pauta e convida aqueles que precisam comparecer. O líder mantém a reunião sob controle e impede que qualquer pessoa assuma a reunião. O líder, então, concluirá a reunião, no prazo, atribuindo tarefas aos membros da equipe.