Reconhecendo a Incerteza
Um dos momentos mais frustrantes da experiência humana é esperar que o cara da TV a cabo apareça. Na maioria dos casos, em vez de fornecer um horário específico, os clientes têm um intervalo de 4 a 8 horas para o técnico chegar. Uma vez no local, não há garantia de que todos os equipamentos ou peças necessárias para completar a tarefa estarão disponíveis. Então, o que está faltando? Na verdade, o cara da TV a cabo não está gerenciando adequadamente os horários de atividade incertos de sua programação!
O cronograma é um dos três pilares do gerenciamento de projetos, junto com seus coortes de custo e escopo. Normalmente, em um projeto linear , as atividades acontecem em sequência. A tarefa A é um pré-requisito para a tarefa B, a tarefa B é um pré-requisito para a tarefa C.. . e assim por diante. Nesse cenário, as tarefas do projeto são tratadas como uma linha de montagem em que a entrega , ou o resultado de uma tarefa, contribui para construir metodicamente um produto final ou chegar ao resultado desejado. Quando o cronograma de um projeto é bem compreendido com estimativas de tempo de atividades fixas, ou durações , é considerado determinístico,
Essa abordagem funciona bem em projetos que possuem atividades bem definidas e bem compreendidas. A vida, entretanto, não é tão simples. Freqüentemente, quando há tecnologia ou algum tipo de inovação envolvida, os pacotes de trabalho (ou grupos de tarefas semelhantes) não são tão claros. Por exemplo, como é o cronograma do projeto para a criação de um novo produto de mídia social ou aplicativo para smartphone?
Estratégias
Duas estratégias principais podem ser empregadas para produzir cronogramas de projetos de maior qualidade quando há incerteza em torno dos tempos de atividade:
- Identifique pacotes de trabalho com tempos de atividade desconhecidos ou incertos e divida-os em uma série de pacotes de trabalho menores.
- Aplique métodos de agendamento probabilísticos a pacotes de trabalho altamente variáveis.
Identificar e dividir o trabalho
O objetivo da decomposição do pacote de trabalho é maximizar a quantidade de conjuntos de trabalho conhecidos ou bem compreendidos.
Considere o desenvolvimento de um novo produto de mídia social para animais de estimação chamado BARK. O novo império de mídia social consistiria em um site, aplicativo para smartphone e dispositivos conectados a animais de estimação que transmitem vídeos ao vivo. Os investidores gostam do conceito, mas querem saber quando a equipe estará pronta para entrar em operação com uma versão beta. Eles ouviram rumores de um produto concorrente, com lançamento previsto para os próximos 12 meses. Os investidores perguntam: ‘O BARK pode entrar em operação na metade desse tempo?’
A decomposição dos componentes do BARK é bastante simples. Algumas coisas que o produto precisará incluir um sistema de gerenciamento de usuário para registrar novas contas, um banco de dados para rastrear as ações do usuário e uma interface de usuário simples com um logotipo atraente. Todas as tarefas comuns podem ser facilmente identificadas e estimadas com base na experiência ou em outras referências do setor.
A principal incógnita, que desafia o sucesso do BARK, é como a transmissão ao vivo de animais fofos será realmente executada. Não existe um dispositivo vestível que seja projetado especificamente para cães ou gatos gravarem vídeo – muito menos conteúdo de transmissão ao vivo.
A construção do dispositivo vestível para animais de estimação deve ser tratada como um pacote de trabalho. O aprofundamento mostrou à equipe que dois terços do desenvolvimento envolveria reunir tecnologias conhecidas familiares aos engenheiros da BARK, como a incorporação de uma câmera de telefone celular e comunicações WiFi. O principal elemento que diferenciaria o dispositivo estaria centrado na estabilização avançada.
Aplicando Escalonamento Probabilístico
Dado que a equipe BARK não tem o conhecimento ou experiência para desenvolver um chip de estabilização de vídeo avançado dentro do cronograma do investidor, eles ficam com apenas algumas opções: contratar novos funcionários com as capacidades relevantes ou trazer consultores. Os consultores são normalmente contratados para dirigir ou apoiar a direção de novos recursos dentro de uma empresa. Por causa do exemplo, vamos imaginar que BARK foi capaz de contratar um cientista de foguetes da NASA que desenvolveu tecnologia de estabilização de vídeo para voos de ônibus espaciais.
Para o cientista de foguetes, criar a nova tecnologia de estabilização de vídeo é viável e seria uma adaptação das tecnologias existentes. A estimativa inicial fornecida pelo especialista é de 2 semanas para o novo componente. Dado que não havia muita confiança expressa na estimativa, o gerente de projeto BARK começa a fazer perguntas desafiadoras :
- Quão confiante você está na estimativa?
- Quais são os riscos que podem afetar a estimativa?
- O componente estará pronto para produção dentro da duração estimada?
- O teste está incluído na estimativa?
Um bom gerente de projeto oferecerá as perguntas do desafio de uma maneira que não seja crítica, mas mais comunicativa, e mostrará um interesse genuíno e compromisso com o sucesso.
No exemplo BARK, torna-se evidente que a estimativa de 2 semanas foi muito otimista. Tudo tinha que correr perfeitamente para atender a esse cronograma. O pior cenário, onde todos os riscos se materializam, levaria a entrega de componentes para oito semanas. Provavelmente, o cronograma parece mais com quatro semanas. Agora que o intervalo de tempo necessário para construir o componente é bem compreendido, ele precisa ser refletido no cronograma do projeto.
A prática de gerenciamento de projetos geralmente aceita usa a fórmula de tempo esperado como base para a estimativa do cronograma. Neste exemplo, o resultado da fórmula é a soma do tempo otimista, 4 vezes o tempo mais provável, e o tempo pessimista, tudo dividido por seis.
Para a equipe BARK, isso equivale a (2 + 4 (4) + 8) / 6 = 4,33. Conseqüentemente, a programação BARK deve refletir 4,33 semanas para a conclusão da tecnologia avançada de estabilização de vídeo.
Resumo da lição
Cronogramas de projetos lineares podem ser cortantes, aproveitando a experiência de cronogramas de projetos anteriores. A estimativa de projetos com tempos de atividade incertos envolve um processo de duas etapas a ser aplicado a todos os pacotes de trabalho . Primeiro, divida grandes pacotes de trabalho em pacotes de trabalho menores e mais bem compreendidos. Isso ajuda a maximizar a quantidade de conhecidos. Em segundo lugar, aplique métodos de programação probabilística para ajudar a quantificar o nível de incerteza e melhorar a tomada de decisão.