E-mails eficazes
Colin Comma passou muitos anos trabalhando na fábrica da empresa Meltaway Chocolate. Ele acabou de se formar em negócios por meio de um rigoroso programa de faculdade online.
Na semana passada, ele descobriu que estava sendo promovido a gerente assistente de produto da linha de salgadinhos de chocolate. Sua primeira semana de trabalho foi desastrosa devido à sua falta de conhecimento sobre como escrever e-mails eficazes no local de trabalho .
Seus colegas de trabalho ficaram confusos com seu tom impróprio, falta de informação da linha de assunto e falta de profissionalismo geral. Felizmente, seu chefe rapidamente puxou Colin de lado e percebeu que sua falta de experiência em comunicação por e-mail poderia ser resolvida prontamente com a ajuda de toda a equipe. Durante o almoço da próxima semana, cada um dos colegas de trabalho de Colin fornecerá dicas sobre formalidade, conteúdo, linguagem e formato de e-mail adequados.
Formalidade
Patty Polite era uma veterana experiente na empresa de doces. Ela se encontrou com Colin na terça-feira para discutir a formalidade adequada , ou regras e comportamentos, da comunicação por e-mail. Patty explicou que existem algumas regras básicas a seguir:
- Os funcionários precisam pensar antes de escrever. É importante não reagir e enviar uma mensagem sem pensar bem nas coisas. Patty explicou que Colin deveria considerar a construção de um rascunho da mensagem , ou mensagem preliminar, primeiro. O próximo passo seria revisar a mensagem, certificando-se de que ela seja profissional e bem pensada.
- Envie e-mails apenas para as pessoas pertinentes à mensagem. Certifique-se de não passar por cima de CC e BC, ou de cópia e cópia oculta. Colin não quer enviar e-mails para toda a empresa todas as vezes.
- Certifique-se de que o seu e-mail é verdade. Como o chefe pode ler qualquer mensagem, Colin precisa entender que qualquer coisa que ele colocar em um e-mail pode voltar e prejudicá-lo.
Conteúdo
Karen Drop foi escolhida para treinar Colin em conteúdo , ou assunto, na quarta-feira. Ela explicou a Colin que é importante ter o conteúdo correto para que um e-mail seja bem-sucedido.
- Mantenha o assunto / tópico relacionado apenas ao trabalho. Colin não deve usar o e-mail da empresa para tentar encontrar uma data ou para outros assuntos inadequados.
- Censure suas mensagens. Karen explicou que eles tiveram que despedir alguém que enviou imagens picantes pelo escritório por e-mail. Sempre evite enviar mensagens raivosas ou inadequadas.
Língua
A lição de quinta-feira sobre linguagem , ou estrutura de escrita adequada, foi dada pela Georgia Grammar. Ela é uma ex-professora de inglês que agora cuida das relações públicas da empresa de doces. Ela disse a Colin que ele precisava:
- Use gramática adequada e ortografia correta. Ela sugeriu sempre usar um corretor ortográfico antes de enviar qualquer mensagem.
- Nunca digite mensagens de e-mail usando letras maiúsculas. Georgia explicou a Colin que usar todas as letras maiúsculas seria considerado gritar, e o receptor pensaria que ele está sendo rude.
- Revise sua mensagem antes de enviá-la. Sempre reserve um tempo para reler as mensagens em busca de erros.
Formato
A última aula da semana foi ministrada por Frieda Formal, que cuida da etiqueta para a equipe de vendas da empresa. Sua lição principal girou em torno do formato ou estrutura de um e-mail. Ela deu a Colin um truque para lembrar as chaves de um formato de e-mail – CABS , que significa ‘Declaração de fechamento correta, endereço formalmente, resumo e título curto na linha de assunto’. Essas dicas permitiriam a Colin dominar o uso da comunicação por e-mail.
- Declaração final correta: Frieda sugeriu que toda vez que Colin escreve um e-mail, ele o assina: ‘sinceramente,’ ‘sinceramente’ ou ‘obrigado’, dependendo de para quem ele está enviando a mensagem. Além disso, ele deve ter informações de contato disponíveis após sua assinatura, como cargo, telefone e ramal.
- Endereço formalmente: Colin deve se dirigir ao destinatário do e-mail com ‘querida’, seguido do nome correto. Frieda explicou que, se Colin não tiver certeza do nome, é melhor usar ‘A quem possa interessar’.
- Resumo: Frieda disse que todo e-mail deve ser breve. Colin precisa se ater aos pontos principais para garantir que o e-mail seja lido e não adicionar anexos de e-mail, a menos que a pessoa esteja esperando recebê-los.
- Título curto na linha de assunto: a última parte do CABS é garantir que a linha de assunto seja curta e receba a atenção. Frieda deu um exemplo: REGISTRE NÚMEROS DE VENDAS DE JANEIRO.
Resumo da lição
A comunicação eficaz no local de trabalho usando e-mail é uma habilidade importante a ser desenvolvida antes de entrar no mercado de trabalho. Os principais elementos da comunicação por email são formalidade, conteúdo, linguagem e formato. A formalidade abrange as regras e comportamentos corretos que os funcionários devem seguir ao criar e-mails. O conteúdo é o assunto do e-mail que deve ser profissional e relacionado ao trabalho. A linguagem trata da estrutura de escrita adequada.
Por último, todo e-mail deve ser preenchido no formato ou estrutura comercial correta e usando CABS , que significa ‘Declaração de fechamento correta, endereço formalmente, resumo e título abreviado na linha de assunto’. Seguir essas regras simples permitirá que os funcionários se comuniquem com eficácia e concluam as tarefas com facilidade.
Resultados de Aprendizagem
Depois de revisar esta vídeo-aula, você será capaz de:
- Explique os elementos-chave da comunicação eficaz por e-mail no local de trabalho
- Descreva o conceito de CABS e sua importância na comunicação por email