A importância do design e redesenho do trabalho
Uma descrição de trabalho descreve as tarefas básicas associadas a um trabalho específico, suas expectativas gerais e informações detalhadas sobre suas demandas físicas e mentais. As descrições de funções também devem incluir uma linguagem clara e concisa sobre como a função se encaixa na missão estratégica geral da organização.
Quando uma nova posição é criada, sua descrição de trabalho se torna o produto final do processo inicial de design de trabalho . Para novos cargos, os projetos de trabalho devem ser o resultado de contribuições de várias fontes. Eles também devem estar intimamente ligados à missão da organização e devem indicar claramente a natureza do problema que está sendo resolvido pela nova função.
As funções existentes também devem ser examinadas de tempos em tempos. No mínimo, as atribuições associadas a alguma função específica devem ser reavaliadas sempre que houver rotatividade no cargo. Um redesenho de trabalho acontece quando os ajustes a uma posição já criada são necessários.
Exemplo de reformulação de trabalho
Até os últimos 15 anos, a maioria dos prontuários era mantida em papel. Eles foram arquivados em gabinetes enormes e indexados usando um esquema de codificação de cores / alfabeto complexo. Devido à sua complexidade, muitos consultórios médicos empregavam especialistas em registros médicos cujas funções principais incluíam recuperar os prontuários de papel, indexá-los e transferi-los para outros provedores ou seguradoras conforme necessário.
Recentemente, no entanto, o governo federal começou a fazer um tremendo esforço para converter consultórios médicos em registros médicos eletrônicos. Como os indivíduos treinados em gerenciamento de registros médicos logo descobririam suas habilidades obsoletas, muitos consultórios pediam a seus especialistas em registros médicos que participassem de um processo de reformulação do trabalho, onde eles poderiam propor maneiras de que a função pudesse continuar a agregar valor, mesmo após a implementação do sistema de registro médico eletrônico .
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Métodos para solicitar a opinião do funcionário
A discussão face a face simples é uma maneira de os gerentes receberem sugestões sobre as melhores oportunidades para a concepção e reformulação de cargos. Por definição, as pessoas mais próximas de um processo de negócios são quase sempre os funcionários que mais sabem sobre ele. Freqüentemente, isso os torna as pessoas mais qualificadas da organização para fornecer informações detalhadas sobre a função. Quando os gerentes consideram mudanças nos cargos existentes em uma organização, uma discussão breve e informal pode fornecer a um administrador um histórico valioso sobre o cargo e suas funções. Embora o gerente provavelmente nunca agirá com base nessas informações sozinho, essas discussões simples podem ajudá-lo a dar um impulso no projeto do trabalho e em sua descrição formal.
Outra opção para coletar as perspectivas dos funcionários sobre o design de uma tarefa é solicitar informações usando uma ferramenta mais estruturada como uma pesquisa ou questionário. Esses instrumentos podem ser implantados eletronicamente ou em papel e permitem que um funcionário forneça uma descrição cuidadosa e reflexiva de suas responsabilidades e resultados do dia a dia. Discussões informais combinadas com respostas estruturadas de pesquisas são uma combinação vencedora para entender o que os funcionários fazem e por que o fazem.
O que perguntar aos funcionários sobre o design do trabalho
Para gerentes que planejam cargos, o feedback estruturado é de alta qualidade e muito acionável porque é mais objetivo, mais cuidadoso e permite que um gerente pergunte especificamente sobre as coisas que são mais importantes nas circunstâncias atuais. Ao usar questionários formais, existem alguns elementos que devem sempre ser representados a fim de coletar as melhores informações dos funcionários. Exemplos desses elementos incluem:
- Uma lista de tarefas realizadas em um dia normal ou em uma base regular
- Uma revisão de recursos de tempo em que os funcionários estimam a quantidade de tempo que gastam executando essas tarefas
- Quaisquer tarefas atualmente atribuídas a eles para as quais não tenham recursos adequados
- Quaisquer tarefas previamente identificadas que estejam abaixo ou acima da capacidade de desempenho do funcionário
- Perguntas que pedem a um funcionário para fornecer uma breve descrição de como suas tarefas diárias apoiam estrategicamente a missão da organização
Resultados da avaliação de design de trabalho
Existem várias maneiras de realizar qualquer tarefa, mas nem todas são igualmente eficazes e eficientes. Ao coletar as contribuições dos funcionários para o design do trabalho, é importante pedir aos funcionários que não apenas definam o que fazem, mas que problemas específicos estão sendo resolvidos pelas tarefas que concluem. A importância dessa questão não pode ser exagerada, porque muitos novos gerentes ficarão surpresos com o que descobrirão. Em muitos casos, fazer esta pergunta aos funcionários revela que:
- Os funcionários estão utilizando recursos escassos resolvendo problemas que, na verdade, não são tão importantes para a organização
- Os funcionários estão tentando resolver um problema que já tem uma boa resposta
- A ambiguidade no design do trabalho está resultando em processos de trabalho desnecessários e redundantes
- O funcionário está (involuntariamente) totalmente desconectado do propósito real de sua função
É fácil ver por que o design do trabalho nunca deve ser realizado sem a contribuição do funcionário. Eles têm uma quantidade enorme de informações a fornecer, mas devem ter um ambiente seguro para comunicá-las.
Resumo da lição
Todos os cargos que existem dentro de uma organização foram submetidos a design de trabalho, ou redesenho de trabalho, em algum estágio. Infelizmente, em muitos casos, a falta de informações dos funcionários permitiu que os gerentes de contratação criassem cargos e descrições de funções associadas que não representavam a solução mais eficaz ou eficiente para um problema. Quando uma nova posição é criada em uma organização, isso é o resultado do processo de design de cargos . Quando a rotatividade deixa uma vaga, as mudanças na função constituem um redesenho do cargo .
Discussões informais e face a face, juntamente com questionários formais, revelarão informações importantes sobre o design de uma tarefa. Durante essas discussões, ou nesses questionários, os funcionários devem ser questionados sobre uma variedade de tópicos. Os elementos mais importantes das contribuições dos funcionários incluem as tarefas que eles executam diariamente, os problemas de negócios que estão tentando resolver em suas funções e quanto tempo passam trabalhando nas soluções para os problemas relevantes para suas funções.