O que são documentos de origem?
Kate possui uma loja de antiguidades. Esta manhã, ela recebeu um telefonema de seu contador pedindo-lhe para trazer os documentos de origem que ela tinha para o mês. ‘Bem, Sra. Brown, eu ficaria feliz, mas não tenho ideia do que são os documentos-fonte’, diz Kate.
‘Oh, Kate’, diz a sra. Brown, ‘sinto muito por não ter explicado. Os documentos de origem são pedaços de papel que provam que ocorreu uma transação. ‘
Exemplos de documentos fonte
‘Pedaços de papel?’ Kate pergunta. ‘Que tipo de papel?’
‘Bem, Kate’, diz a Sra. Brown, ‘documentos de origem são tudo o que você obtém durante o curso de uma transação. Podem ser recebimentos de compras e faturas de vendas que você realizou, sejam elas vendas por conta ou à vista; faturas que mostram que você fez compras em uma conta também são documentos de origem; cheques que você escreveu para pagar contas; comprovantes de depósito que provam que você colocou uma certa quantia de dinheiro no banco; ou cópias de contas pagas – são todos documentos de origem. ‘
Kate olha para os papéis espalhados que estão por todo o balcão. Ela os reúne e começa a folheá-los, puxando algumas folhas. ‘Tudo bem’, ela diz, ‘então eu tenho recibos onde paguei em dinheiro por mercadorias que comprei na semana passada. Estes são documentos fonte, certo? ‘
‘Sim, eles são,’ Sra. Brown diz.
Kate puxa mais alguns pedaços de papel da pilha. – E tenho cópias das contas que paguei este mês. Eles funcionarão como documentos de origem? ‘
‘Contanto que mostre a prova de uma transação financeira, então sim, é um documento de origem’, diz a Sra. Brown.
– Bem, agora que sei o que estou procurando, posso conseguir o que você precisa! Kate diz.
Por que os documentos de origem são importantes
‘Tudo bem’, Kate diz para si mesma, ‘acho que tenho tudo junto. Quero entregá-los em mãos e descobrir por que são tão importantes! ‘
Kate se dirige ao escritório da Sra. Brown armada com todos os documentos de origem que pode encontrar. Ela entra e entrega os itens para a Sra. Brown.
‘Obrigado, Kate. Isso foi muito rápido. Estou feliz que você trouxe isso. Eu realmente preciso terminar seus livros. ‘
‘Eu estava pensando, Sra. Brown, você pode me explicar por que isso é tão importante?’ Kate pergunta.
– Claro que sim, Kate – responde a Sra. Brown. – Como eu disse ao telefone, os documentos de origem são a prova de que ocorreu uma transação financeira. Examinar o documento de origem é a primeira etapa do ciclo contábil. Os documentos de origem informam que tipo de transação ocorreu, quais contas foram afetadas e o valor em dólares da transação. Tudo isso deve ser decidido antes do lançamento no diário. Uma entrada de diário é o registro da data, contas afetadas e valor de uma transação em um diário de contabilidade. Um diário de contabilidade é um registro das transações contábeis em ordem cronológica. Então você vê, sem os documentos originais, eu não poderia nem começar a fazer um trabalho preciso para você. ‘
Resumo da lição
‘Então, deixe-me ver se entendi’, diz Kate. Os documentos de origem podem ser recibos, cópias de cheques, cópias de faturas, comprovantes de depósito ou qualquer outra coisa que comprove que uma transação ocorreu. Os contadores precisam de documentos de origem para que possam documentar com precisão as transações financeiras que ocorreram durante um período contábil. O exame dos documentos de origem é a primeira etapa do ciclo contábil e ocorre antes do lançamento no diário. Uma entrada de diário é onde você registra a data, as contas afetadas e o valor de uma transação em um diário de contabilidade , que é um registro das transações em ordem cronológica. Estou correcto?’
– Você com certeza está, Kate. Não é incrível como um simples pedaço de papel pode ser importante no setor de contabilidade? ‘ Sra. Brown pergunta.
Resultados de Aprendizagem
Depois de terminar esta lição, você será capaz de:
- Definir documentos de origem, lançamento contábil e diário contábil
- Identifique exemplos de documentos fonte
- Explique por que os documentos de origem são importantes na contabilidade