Estar ‘por dentro’
Você já trabalhou com pessoas que parecem estar sempre ‘por dentro’? É quase como se eles tivessem uma bola de cristal ou fossem leitores de mentes! Essas são as pessoas que se protegem antes que alguém saiba que uma tempestade está se formando, ou pegam a próxima onda de inovação antes que os outros percebam que a maré mudou! Compartilhar essas informações com supervisionados que, de outra forma, não teriam acesso a tais detalhes define a função gerencial do divulgador . Vamos puxar a cortina dessa habilidade aparentemente mágica para ver como o fluxo de informações em uma organização torna isso possível.
Funções gerenciais
Disseminador é uma das dez funções gerenciais identificadas pelo pesquisador organizacional Henry Mintzberg com base na pesquisa observacional de CEOs, gerentes intermediários e supervisores. É categorizado como uma das três funções gerenciais de informação , junto com monitor e porta-voz, porque está principalmente relacionado ao processamento de detalhes, fatos e dados. As outras duas categorias guarda-chuva são o papel gerencial interpessoal e o papel gerencial decisório , que tratam das relações profissionais do gerente e do processo de tomada e implementação de decisões.
De acordo com Mintzberg, os gerentes entram e saem dessas funções diariamente, às vezes gastando apenas dez minutos em cada função! Ao compreender as nuances dessas dez funções diferentes, você pode começar a identificar quando é chamado para desempenhar uma função específica em seu próprio trabalho. Depois de prestar atenção, você pode começar a desenvolver habilidades para melhorar o desempenho.
Papel de Disseminador
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Antes que os gerentes possam disseminar as informações, primeiro elas devem ser coletadas tanto de dentro como de fora da organização. Essa função é chamada de função gerencial de monitor . Vamos ver como funciona o papel de monitor e disseminador para Victor, que acaba de assumir uma creche bem-sucedida de sua tia aposentada. Na função gerencial de monitor, Victor avaliará muitos fatores que podem influenciar seus negócios, como concorrentes abrindo nas proximidades ou saindo do mercado, preço de atacado das fábricas, economia, salários dos trabalhadores, novas regulamentações e muito mais.
Enquanto lê a revista We Love Flowers , a principal revista do ramo de floristas, ele lê uma sinopse sobre proprietários de casas que procuram ajuda para reformar seus gramados com plantas nativas resistentes à seca. Victor instantaneamente vê como isso afeta muitas questões de tendência, como o movimento de alimentos cultivados localmente, aumentando a consciência da mudança climática global, temores sobre o declínio das populações de abelhas, frequentes proibições locais de água, aumento dos impostos sobre a água, preocupações com a engenharia genética e crescente demanda por plantas antigas.
Ele se reúne com seus funcionários e coloca seu ‘chapéu’ gerencial de disseminador para resumir e interpretar os dados adicionais que coletou. Ele quer ter certeza de que todos entenderam sua decisão de mudar o foco do berçário. Alguns dos funcionários estão vidrados, mas Alanzo está alerta. Ele começa a conversar casualmente com seus clientes existentes sobre as vantagens das plantas nativas em seu paisagismo e decide por conta própria aprender mais sobre as plantas nativas. Você consegue adivinhar em quem Victor pensará primeiro para assumir o comando quando mudar o mercado da empresa?
Fluxo Informacional nas Organizações
A função de disseminador opera de maneira um pouco diferente em organizações maiores, com mais camadas de gerenciamento. Depende das necessidades e níveis de gestão da pessoa que recebe as informações. O fluxo de informações em organizações saudáveis e que funcionam bem tem um padrão previsível. Essa previsibilidade permite que o divulgador acesse as informações adequadas e precisas necessárias para realizar seu trabalho. Às vezes, as pessoas presumem que a informação vem de cima e desce pelas camadas de gerenciamento até chegar aos funcionários, mas, na realidade, o fluxo de informações opera em várias direções, mais como o sistema circulatório do que como uma cachoeira.
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Você pode ver aqui o fluxo de informações em uma organização típica com três níveis de gerenciamento: alta gerência, média gerência e supervisores. Observe que a função de disseminador envolve o compartilhamento de informações em toda a organização, não na hierarquia; isso é simplesmente considerado relatório.
A alta administração está focada no planejamento estratégico de longo prazo e no posicionamento de mercado. Eles precisam de informações externas (a função gerencial do monitor) e amplos resumos internos da condição geral da organização de todos os departamentos abaixo deles. Eles planejam o crescimento futuro e a direção da organização e compartilham isso diretamente com os gerentes de nível médio abaixo deles (a função de disseminador) ou transmitem informações para toda a empresa (a função de figura de proa).
Os gerentes de nível médio lidam com o estabelecimento de metas e a tomada de decisões em nível de departamento. Eles precisam de informações resumidas semanais ou mensais horizontalmente nas linhas funcionais. As linhas funcionais são, por exemplo, contabilidade, recursos humanos, fabricação ou serviços, pesquisa e desenvolvimento e marketing. Eles também precisam de informações de cima para saber qual é a estratégia e de baixo para saber sobre o progresso e as mudanças nas condições.
Os supervisores gerenciam diretamente os trabalhadores e assumem a responsabilidade pelas operações do dia-a-dia. Eles podem participar de uma reunião em que o CEO fala sobre a visão corporativa, mas precisam de táticas específicas para alcançar a visão dos gerentes acima deles. Eles precisam de informações diárias dos funcionários abaixo deles para relatar mudanças nas condições acima na hierarquia.
Quando esse padrão de informação é interrompido de tal forma que o ‘underground’ é a única maneira de os funcionários descobrirem o que está acontecendo, é o resultado de pouca transparência ou armazenamento de informações. Às vezes, as pessoas acumulam informações e se recusam a comunicar dados a determinadas pessoas ou departamentos por motivos políticos.
Tanto a falta de transparência quanto o entesouramento são falhas do papel de disseminador e marcas claras de uma organização com problemas. Na verdade, o termo ‘manejo de cogumelo’ entrou no dicionário urbano para se referir a esse problema. Por que cogumelos? Porque os gerentes estão ‘mantendo os funcionários no escuro e alimentando-os com esterco’.
É importante observar aqui que o fluxo de informações envolve o movimento transparente de dados, fatos, análises e detalhes. Não é a disseminação clandestina de fofoca, conjectura, boato ou especulação. Lembre-se de que o papel do divulgador é esclarecer outras pessoas na organização, geralmente funcionários, que não estão em posição de obter informações diretas. O papel do disseminador, então, não é tanto ser mágico, mas aprender as habilidades de um eletricista: fechar o circuito e esclarecer a situação.
Resumo da lição
Vamos revisar. Disseminador é uma das dez funções gerenciais identificadas pelo pesquisador organizacional Henry Mintzberg com base na pesquisa observacional de CEOs, gerentes intermediários e supervisores. É categorizado como uma das três funções gerenciais de informação , junto com monitor e porta-voz, porque está principalmente relacionado ao processamento de detalhes, fatos e dados.
A função gerencial do divulgador é definida pelo compartilhamento de informações com os supervisionados que, de outra forma, não teriam acesso a elas. Antes que os gestores possam assumir a função de disseminador, eles também devem exercer a função gerencial de monitor , na qual reúnem informações de dentro e de fora da organização, as quais transmitem ou divulgam para seus funcionários.
Essa função pode ser desempenhada por todos os níveis gerenciais, mesmo em uma grande organização, incluindo alta administração, gerentes intermediários e supervisores. E disseminar informações é crucial; a falta de transparência e a acumulação de informações são sinais de uma organização falida.
Resultados de Aprendizagem
Quando a lição chegar a uma conclusão, descubra se você está preparado para:
- Indique o significado da função gerencial do divulgador
- Cite as três funções gerenciais informativas
- Discuta as responsabilidades e a função da função gerencial do divulgador
- Examine o fluxo de informações em uma organização
- Entenda o papel que um divulgador desempenha nesse movimento