Objetivo da sua mensagem
Você já divagou e falou com alguém e, no final da conversa, a resposta não foi a que você queria? O objetivo da sua mensagem foi informar, persuadir ou comunicar boa vontade? Esta lição explicará como selecionar o propósito correto para uma mensagem: informar, persuadir ou boa vontade . É importante pensar sobre o que você quer dizer e como o quer dizer.
A primeira etapa é decidir exatamente qual a essência da mensagem que você deseja transmitir. Depois de selecionar o objetivo, é fácil adaptar a mensagem para atingir o seu público. Por exemplo, Jill é gerente de recursos humanos da Fun Town Amusement Parks. Ela recebeu três tarefas para o dia.
- Fornece orientação de trabalho para Harold, o novo operador de montanha-russa.
- Convença Stella, a estrela da designer de passeios, a não deixar a Fun Town por um trabalho diferente com a concorrência.
- Ofereça uma promoção ao Tim, tornando-o o novo gerente de concessões de salgadinhos, e também dê os parabéns.
Mensagens Informativas
A primeira tarefa do dia de Jill é fornecer orientação para novos contratados para Harold em relação ao seu novo trabalho de operador de montanha-russa. Como ela precisa transmitir benefícios de saúde de rotina, informações sobre folha de pagamento e conhecimento sobre procedimentos de trabalho, ela decidiu criar uma mensagem com o objetivo de informar . Esta finalidade pode ser usada para comunicar tarefas rotineiras, repetitivas, diárias, instruções, códigos, etapas e procedimentos no local de trabalho.
Ela utilizará uma reunião individual matinal e, em seguida, permitirá que Harold assista a webinars para treinamento adicional. A comunicação deve ser muito clara, direta e de fácil compreensão. Jill também forneceu fichários com informações impressas para que o novo funcionário possa consultá-las a qualquer momento. Ela agora pode passar para sua segunda tarefa do dia.
Mensagens Persuasivas
Uma mensagem persuasiva ocorre quando uma pessoa tenta convencer um indivíduo ou grupo a realizar certas ações específicas. Um exemplo seria pedir uma solicitação de ação para que um funcionário faça algo. A tarefa de Jill é convencer Stella, a designer estrela, a não deixar Fun Town para a competição. Jill decidiu levar Stella para almoçar e comunicará todos os principais pontos de venda e benefícios de permanecer na Fun Town.
Outro ponto-chave de uma mensagem persuasiva eficaz é que ela aborda e resolve todas as objeções. Stella originalmente queria deixar Fun Town por mais dinheiro e prestígio. Assim que Jill conseguiu analisar os motivos de Stella para sair, a batalha acabou. Stella conseguiu ser persuadida a ficar por meio de um aumento de salário, um novo título mais atraente: Designer de passeios sênior e todos os doces que ela deseja durante o dia. Jill ficou muito feliz por fechar o negócio com sucesso e manter Stella na empresa.
Mensagens de Boa Vontade
A última tarefa do dia de Jill era dar a boa notícia a Tim de que ele estava sendo promovido a Gerente de Concessões de Snack Food. Jill estava animada para parabenizar Tim pessoalmente, então ela foi até o estande para contar a ele. Ela também acompanhou com uma mensagem positiva de boa vontade por e-mail, descrevendo seu novo salário. Mensagens de boa vontade são usadas no local de trabalho para mostrar um senso de bondade e amizade.
Exemplos de mensagens de boa vontade são comunicações de agradecimento, parabéns ou feedback positivo. Uma mensagem de boa vontade deve ter uma atitude de você com uma introdução agradável e usar as palavras 'eu' ou 'nós' para iniciar a comunicação. O e-mail de Jill começava com: 'Estamos muito felizes em oferecer a você o cargo de gerente'.
Jill segue os Cinco S das Mensagens de Boa Vontade . Essas são diretrizes que mostram como cultivar melhor uma mensagem positiva e gentil. As diretrizes são as seguintes:
- Seja altruísta. Jill sempre cria mensagens que elogiam o leitor e ela usa notas de agradecimento dentro do conteúdo da comunicação.
- Seja específico. Os elogios positivos devem ser muito específicos.
- Seja sincero. A mensagem de boa vontade não deve ser preenchida com jargão comercial. Em vez disso, a comunicação deve ser honesta com linguagem coloquial. Jill nunca usa linguagem corporativa em suas mensagens.
- Seja espontâneo. Jill sempre garante que cada mensagem de boa vontade seja escrita do zero. Ela não usa e-mails enlatados e sempre assina a comunicação com 'me ligue ou envie um e-mail a qualquer hora'.
- Seja curto. É importante manter as mensagens de boa vontade curtas e amáveis. Jill sempre deixa suas mensagens curtas por natureza e as segue com um e-mail por escrito com cerca de um parágrafo.
Resumo da lição
Jill teve um dia de muito sucesso no trabalho e foi capaz de completar todas as três tarefas comunicativas. Por quê? Ela foi capaz de identificar o propósito correto para cada tarefa e, em seguida, adaptar a mensagem de forma adequada. Existem três finalidades para uma mensagem: informar, persuadir ou boa vontade.
O primeiro objetivo é informar onde uma mensagem pode ser usada para comunicar tarefas rotineiras, repetitivas, diárias, instruções, códigos, etapas e procedimentos no local de trabalho. Jill foi capaz de fornecer uma mensagem informativa a Harold como parte de sua orientação.
O segundo propósito é persuadir , que é quando uma pessoa tenta convencer um indivíduo ou grupo a realizar certas ações específicas. A tarefa de Jill era persuadir Stella a permanecer como designer na Fun Town.
O último propósito é oferecer boa vontade, que é mostrar um senso de bondade e amizade. Jill teve de enviar uma mensagem de boa vontade a Tim para dar os parabéns por sua nova promoção. Os 5 S's da boa vontade são: ser curto, espontâneo, sincero, específico e altruísta.
Resultados de Aprendizagem
Ao final desta lição, você será capaz de:
- Determine o propósito de sua mensagem
- Lembre-se dos três objetivos principais das mensagens
- Explique as cinco diretrizes para uma mensagem de boa vontade