A relação entre o design e a estrutura organizacional
Você já tentou construir um castelo de cartas? Para que se mantenha de pé, é importante que seja construída uma base forte. A relação entre o projeto e a estrutura organizacional funciona da mesma maneira.
Quando um novo empreendimento considera o desenho de sua organização, ele pensa muito além da cor das paredes do escritório ou do tom da madeira para as mesas. O design organizacional é, na verdade, um processo formal de integração de pessoas, informações e tecnologia na combinação certa para atingir os objetivos. Essas são escolhas de gerenciamento que formam uma cultura organizacional. A estrutura organizacional são as linhas formais de autoridade e poder, bem como as funções que os funcionários assumem.
Para entender melhor a relação entre design e estrutura, vamos visitar os departamentos de produção e vendas da Big Waves Surfboard Company. O desenho organizacional da Big Waves é tal que cada departamento trabalha junto. Eles compartilham a comunicação sobre as metas de vendas e produção e trabalham de forma colaborativa. Como resultado, cada departamento está sempre ciente do que o outro departamento está fazendo.
O gerente de vendas, Danno, promove as pranchas de surfe Kahuna em todo o mundo. À medida que aprende mais sobre as necessidades dos surfistas, ele comunica essas necessidades ao gerente de produção, Paolo, para que eles possam começar a trabalhar nas mudanças de design e funcionamento. A forma como a comunicação é feita é por meio da tecnologia. Danno e Paolo se conectam várias vezes ao dia por meio de vídeo chat e mensagens. Quando Danno se encontra com os clientes, ele envia uma mensagem. No final do dia, eles fazem um balanço durante as sessões de bate-papo.
Quaisquer alterações no design ou na função são colocadas em ação no dia seguinte. Tanto Danno quanto Paolo têm autoridade para tomar decisões importantes no local. Eles também são responsáveis por monitorar o resultado das mudanças nas vendas devido às mudanças.
O Big Waves foi projetado para permitir que os funcionários interajam uns com os outros usando tecnologia avançada para tomar decisões importantes e serem responsáveis por seu trabalho. A alta administração não se envolve nas tomadas de decisão do dia a dia. É deixado para alguns responsáveis, como Paolo e Danno.
Como a estrutura é baseada na autonomia com alguns níveis hierárquicos, Big Waves também é um lugar bastante tranquilo para trabalhar. Dos 12 funcionários, 11 são surfistas ávidos, então pegar onda durante o almoço é muito comum. Mas quando chega a hora de construir e vender pranchas de surfe, não há dúvidas. Eles são todos negócios.
A relação entre design e estrutura é demonstrada no equilíbrio entre a produção e as relações com os funcionários . O processo formal de design é evidente na relação entre Danno e Paolo, pois eles trabalham juntos para projetar pranchas de surfe perfeitas. Também existe uma linha formal de autoridade. Danno e Paolo decidem sobre as mudanças e assumem a função de gerenciamento ao delegar mudanças aos fabricantes de pranchas de surfe. A alta administração oferece bastante latitude na tomada de decisões, mas os funcionários permanecem responsáveis pelas decisões de design.
Fatores que afetam a relação entre design e estrutura
Existem vários fatores que afetam a relação entre o design e a estrutura organizacional:
- Tamanho organizacional
- Ciclo de vida organizacional
- Estratégia
- Meio Ambiente
- Tecnologia
O tamanho organizacional é um fator. Uma grande organização tem mais funcionários e tende a ter vários níveis de autoridade formal. Por definição, os funcionários têm menos participação na tomada de decisões. Também há menos interação social entre os funcionários em uma grande empresa.
A Big Waves é uma empresa menor com poucos funcionários. Por ser uma empresa menor, eles têm menos níveis de gestão e administram de forma mais pessoal. Menos funcionários significa que todos na organização são responsáveis por cumprir as metas.
O ciclo de vida organizacional se refere a um dos cinco estágios da vida de uma organização, incluindo introdução, crescimento, maturidade, declínio e morte, e cada estágio afeta o design e a cultura organizacional. Uma empresa em seu estágio de nascimento terá pessoas e tecnologia disponíveis, mas não será tão sofisticada quanto uma empresa em maturidade. Uma empresa madura geralmente funciona bem, com poucas mudanças nos sistemas necessárias.
Big Waves é relativamente novo. Eles têm sistemas em funcionamento, mas à medida que crescem e se expandem, será necessário que façam alterações. Pode não ser viável para um gerente de vendas e um gerente de produção enviar mensagens de texto e bater papo por vídeo. À medida que mais pedidos são feitos para pranchas de surfe, pode ser difícil simplesmente alterar um design ou função imediatamente. Um novo sistema de tomada de decisão terá que ser desenvolvido para acomodar a produção em massa. Por sua vez, isso pode mudar a cultura relaxada. Isso também pode acabar com o surfe na hora do almoço.
Estratégia envolve as ações realizadas para atender às metas organizacionais. Quanto maior a organização, maior a probabilidade de que as estratégias estejam em vigor e os funcionários se sintam confortáveis com o status quo. As estratégias de design e produção não estão totalmente implementadas na Big Waves. Para se manterem competitivos, eles precisam ser inovadores não apenas com seus produtos, mas também com seus planos de ação.
Ambiente refere-se a fatores externos que afetam a organização interna, como forças políticas, econômicas, socioculturais e competitivas. Conforme as coisas mudam no ambiente, as mudanças precisam ser feitas internamente, e essas mudanças podem ser no design do produto, preços e até mesmo no atendimento ao cliente.
As pranchas de surfe são um produto relativamente diferenciado com um pequeno mercado-alvo. Existem poucas empresas que fabricam placas. Mas Big Waves não está imune a mudanças no ambiente. Uma mudança nos códigos de segurança pode significar um conjunto mais rígido de padrões, tornando as mudanças de projeto quase impossíveis. Isso pode afetar a satisfação do cliente.
A tecnologia envolve coisas como sistemas de computador e sistemas de comunicação usados para facilitar as operações. Para Big Waves, as pranchas de surfe são feitas à mão e os clientes estão acostumados a esperar semanas pela entrega. À medida que Danno recebe mais pedidos, Paolo deve acompanhar a produção. Mudanças tecnológicas podem significar a necessidade de mais funcionários para fazer o trabalho. Com uma equipe maior, pode ser necessário incorporar alguns níveis hierárquicos, mudando a estrutura de poder dentro dos departamentos. Embora isso seja bom para a organização em geral, pode significar uma equipe insatisfeita.
Um ou vários fatores podem afetar a estrutura de uma organização. É importante que a administração considere o impacto do design organizacional em sua estrutura.
Resumo da lição
Existe uma relação entre o desenho e a estrutura organizacional devido a diferentes fatores. O design organizacional é, na verdade, um processo formal de integração de pessoas, informações e tecnologia. A estrutura organizacional é a autoridade formal, poder e funções em uma organização. Tamanho organizacional, ciclo de vida organizacional, estratégia, ambiente e tecnologia trabalham juntos para formar uma organização completa.
À medida que uma organização cresce em resposta à competição, seu tamanho impacta o tipo e os sistemas de autoridade na tomada de decisões. O estágio de uma organização em seu ciclo de vida afeta os sistemas necessários para produzir o produto. Uma empresa mais nova pode não ter a tecnologia necessária para se manter competitiva, enquanto uma empresa mais antiga pode estar tão determinada em seus caminhos que não vê necessidade de mudança.
Novas estratégias podem afetar a cultura porque os funcionários podem se sentir muito confortáveis com o status quo. Pode haver uma resistência à inovação que pode afetar a vantagem competitiva da organização. Fatores ambientais, como mudanças nos requisitos de segurança, podem fazer com que os produtos sejam projetados de forma diferente. Os clientes podem não gostar dos novos recursos, fazendo com que as vendas caiam. A nova tecnologia pode exigir uma equipe maior, alterando assim os níveis de hierarquia. Os gerentes devem considerar esses fatores ao projetar a organização.
Resultados de Aprendizagem
Na conclusão desta lição, você será capaz de:
- Descreva a relação entre o projeto e a estrutura organizacional
- Liste os fatores que afetam esse relacionamento