Enfrentando um problema
Você coloca sua carreira em risco para o pedido mais significativo da história de sua empresa. Embora programado para entrega no final da semana, o líder da equipe de produção entra em contato com você para dizer que não há como este pedido estar pronto para envio. Como você lida com esse problema?
Ninguém gosta de enfrentar um problema e, quanto maior for o problema, mais queremos evitá-lo. Resolver um problema não termina em encontrar uma solução, porque o caminho para essa solução tem suas voltas e mais voltas. A resposta é dar um passo de cada vez, mas que direção você toma primeiro?
Habilidades, ferramentas e obstáculos para resolver problemas
A resposta natural a um problema é a confusão. Mas ter um plano ou método para resolver problemas permite que você comece a trabalhar em direção a uma solução de forma rápida e eficiente.
As pessoas têm diferentes habilidades de resolução de problemas . Um benefício de resolver problemas em equipes é que as habilidades dos membros da equipe se complementam, dando a uma equipe uma ampla gama de ferramentas. Algumas habilidades de resolução de problemas são:
- Usar processos lógicos e analíticos de forma sistemática.
- Identificar as razões, efeitos, ramificações e o escopo de um problema.
- Separando os componentes de um problema.
- Priorizando etapas em direção a uma conquista.
- Avaliando e otimizando soluções.
- Compreender o impacto das possibilidades de escolha da melhor solução.
Algumas ferramentas úteis para a resolução de problemas incluem:
- O uso repetitivo de » por quê ». Pergunte continuamente » Por quê? » Até encontrar a causa raiz do problema.
- Diagrama de Ishikawa (ou diagrama em espinha de peixe). Este gráfico representa graficamente um problema e suas possíveis causas. O nome do problema passa a ser o principal problema, e a equipe identifica o maior número de causas possíveis para o problema.
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- Diagrama de afinidade. Desenvolvido na década de 1960, o diagrama de afinidade representa visualmente as relações entre os grupos de dados. Você provavelmente já viu esse tipo de diagrama em programas de televisão de procedimentos policiais, quando detetives estão tentando conectar as evidências do caso.
Vários possíveis obstáculos para a resolução de problemas são:
- Negar que o problema existe ou é tão grave quanto é.
- Crença de que outra pessoa é responsável.
- Corrigindo o problema com uma solução insuficiente.
- Falta de motivação por falta de investimento na organização.
- Suposições incorretas sobre o problema.
- Falta de capacidade de pensar fora da caixa.
- O jogo da culpa, que pode resultar em acusações,
Modelo de amostra de solução de problemas
O ato de resolução de problemas envolve quatro etapas específicas:
- Reconheça o problema. Reconhecer um problema depende de quão hábil você é em antecipar problemas. No exemplo do início desta lição, isso significaria acatar o aviso do líder da equipe de produção e colocar o projeto de solução de problemas de sua equipe em ação imediatamente.
- Defina o problema. Os problemas freqüentemente se agravam, complicando o assunto. No exemplo, você descobre que dois problemas estão se combinando. Seu fornecedor não pode entregar materiais devido a um gargalo no transporte e a instalação de produção foi fechada devido a uma disputa trabalhista.
- Avalie o problema. Procure as causas do problema e analise como os fatores interagem entre si. Você pode eliminar ou contornar o gargalo do transporte? Você precisa encontrar outro fornecedor ou fonte de matéria-prima ou pode mudar a produção para se basear em outros materiais? Você pode ajudar a resolver a disputa trabalhista, negociar com o sindicato uma dispensa de produção de seu produto ou precisa encontrar outra instalação? Cada uma dessas soluções é complicada e fornece problemas e obstáculos próprios quando implementada.
- Resolver o problema. Desenvolva e implemente a solução para o problema. Tendo optado por encontrar outro fornecedor mais próximo de sua instalação de produção e negociar uma isenção entre o sindicato e a instalação, agora você precisa colocar esses planos em prática. Isso inclui lidar com todos os problemas menores que essas soluções criam em seu rastro. Você também precisa entrar em contato com seu cliente e avisar sobre o atraso, explicando o que está acontecendo e como você está resolvendo o problema.
Verdadeiramente uma atividade de equipe
A resolução de problemas é menos eficaz quando é uma atividade solitária; requer informações de várias perspectivas. No projeto de resolução de problemas de Marina Worre, três de seus oito passos incluem buscar conselhos e sugestões de outras pessoas: Chame colegas e amigos, fale com seu mentor, procure pessoas em quem você confia e respeita e pergunte a elas.
A adaptação de um projeto de solução de problemas a um esforço de equipe o torna exponencialmente mais eficaz. Cada etapa é composta de partes. Ao atribuir cada componente a um indivíduo ou par de sua equipe, a equipe pode lidar com várias tarefas simultaneamente. Além disso, reunir-se regularmente para atualizar e criar estratégias fornece tantas perspectivas quanto os membros da equipe. Cada membro pode ser mantido atualizado com um quadro Kanban ou Scrum (geralmente uma parede com post-its rastreando o progresso e colocada onde todos possam vê-los) entre as reuniões, certificando-se de que todos tenham todas as informações pertinentes.
Resumo da lição
Resolver problemas não é uma atividade de que todos gostem, mas quanto mais rapidamente você reconhecer e atacar um problema, melhor. Ter um plano para resolver problemas permite que você aja imediatamente. As habilidades de resolução de problemas aumentam quando colocadas em prática pelas equipes. Essas habilidades incluem o uso de processos analíticos, identificação de aspectos de um problema, separação de componentes de um problema, priorização de etapas, avaliação e otimização de soluções e compreensão do impacto das soluções. Algumas das muitas ferramentas de solução de problemas disponíveis incluem o uso repetitivo de «por que», um diagrama de Ishikawa (ou diagrama em espinha de peixe) e um diagrama de afinidade. Alguns dos obstáculos para a solução de problemas que você pode encontrar incluem negar o problema, colocar a culpa em outro lugar, remendar o problema em vez de consertá-lo, letargia organizacional, suposições incorretas, falta de visão e acusações.
Não importa como você individualize os projetos de solução de problemas, há quatro etapas essenciais.
- Reconheça o problema.
- Defina o problema.
- Avalie o problema.
- Resolver o problema.
A adaptação de um plano de solução de problemas a um ambiente de equipe fornece a mais ampla gama de perspectivas e permite que as equipes executem várias tarefas ao mesmo tempo. Ter os problemas resolvidos por equipes é a maneira mais eficaz e eficiente de lidar com eles.