Definição de um contrato de fornecedor
“É uma sensação muito séria estar no espaço e perceber que o fator de segurança de alguém foi determinado pelo lance mais baixo em um contrato do governo”, disse Alan Shepard, que foi o primeiro americano a viajar ao espaço há mais de 50 anos.
Os contratos com fornecedores geralmente são cruciais para o sucesso de um projeto, então, como Shepard observou, é importante que os gerentes de projeto entendam o processo e os termos de um contrato com o fornecedor corretamente.
Os contratos com fornecedores estabelecem os termos da relação de trabalho entre um fornecedor e um cliente. Os termos de um contrato com o fornecedor podem definir tudo, desde como os produtos são entregues e as condições de pagamento, até qualquer outro aspecto do relacionamento que as duas partes tenham determinado ser necessário. Um contrato de fornecedor bloqueia preços e outros benefícios que o fornecedor concorda em fornecer ao cliente por um período específico de tempo.
Criação de contratos de fornecedores
Cada contrato acarreta algum risco e o tipo de contrato determina se o projeto ou o contratante é responsável pelo ônus do risco. Os contratos de preço fixo transferem o risco para o contratante, enquanto os contratos de reembolso de custos retêm o risco com o projeto.
É fundamental ter um contrato de fornecedor assinado para que não haja mal-entendidos sobre as funções e responsabilidades entre as partes. Isso também ajuda a reduzir a confusão sobre a propriedade do risco, veículos do contrato, datas de vencimento e muitos outros pontos potenciais de desacordo.
Tão importante quanto, um contrato por escrito elimina ou minimiza significativamente o risco de falha de comunicação sobre os elementos-chave do contrato em relação às especificações, preço, resultados e datas de vencimento.
O executivo da MGM Studios, Samuel Goldwyn, disse: ‘um contrato verbal não vale o papel em que está escrito’. Parece engraçado, mas Goldwyn falou a verdade. A menos que um contrato de fornecedor seja escrito e assinado por ambas as partes, é quase impossível executá-lo e cria um risco inaceitável para qualquer projeto.
Processo e Termos do Contrato do Fornecedor
Como as decisões de fazer versus comprar e de tipo de contrato foram feitas na etapa inicial do processo de aquisição, quando os requisitos do projeto foram definidos, o ciclo de requisição é a próxima etapa. Isso inclui a confirmação de especificações, a verificação de fontes potenciais, a revisão de seu desempenho anterior e a produção de um pacote de solicitação. O pacote de solicitação é preparado no final do ciclo de requisição, mas é implementado durante o ciclo de solicitação subsequente.
O mesmo pacote de solicitação deve ser enviado a cada fornecedor em potencial para garantir condições equitativas e respostas precisas e completas de fornecedores em potencial. Esses documentos de aquisição devem ser rigorosos o suficiente para garantir uma resposta consistente e comparável, mas flexível o suficiente para permitir a consideração de sugestões do fornecedor sobre as melhores maneiras de satisfazer os requisitos. Isso também deve proporcionar mais concorrência e melhores preços.
Um pacote de solicitação normalmente inclui:
- Documentos de licitação , que geralmente são formulários padronizados para conformidade com leis e regulamentos federais e estaduais, incluindo ação afirmativa, oportunidades iguais, regulamentos ambientais e regras de segurança.
- Uma lista de fornecedores qualificados , que são convidados e se espera que apresentem propostas, e que notifica potenciais empreiteiros de que várias empresas são convidadas a apresentar propostas neste trabalho. Isso reduz os custos por meio da competição.
- Critérios de avaliação de propostas , que explicam como as propostas do contratado serão pontuadas e o que determinará a eventual proposta vencedora para este contrato.
- Conferências de licitantes , que garantem que nenhum licitante tenha mais ou diferente conhecimento sobre o projeto do que um concorrente. Dúvidas de fornecedores potenciais sobre o pacote de solicitações devem esperar para serem respondidas na conferência de licitantes.
- Processo de gerenciamento e solicitação de mudança de contrato , que explica o processo pelo qual as mudanças de contrato e o gerenciamento serão tratados durante a administração do contrato.
- E um plano de pagamento do fornecedor , que define os termos de pagamento que determinam quando os pagamentos do contrato aos fornecedores serão feitos. Por exemplo, um prazo de pagamento ’30’ significa que o pagamento será emitido 30 dias a partir da data de recebimento da fatura do fornecedor.
Gerenciando fornecedores com contratos de fornecimento
Os contratos com fornecedores são administrados por um administrador de contratos , que é responsável pelo cumprimento dos termos e condições do contrato pelo contratante. Um administrador de contrato pode ser um membro da equipe do projeto, mas também pode trabalhar em aquisições. As funções de um administrador de contrato incluem:
- Mudar a gestão
- Interpretação de especificações
- Aderência de qualidade
- Gestão de subcontratados
- Resolução de disputas
- Cronogramas de pagamento
- Fechamento de contrato
Especialmente em grandes contratos, os administradores de contratos contam com uma cláusula de ordem de precedência no contrato do fornecedor para resolver ambigüidades ou desacordos. Uma cláusula de ordem de precedência especifica que qualquer inconsistência na solicitação de contrato deve ser resolvida em uma determinada ordem de precedência. Em ordem de precedência, essas prioridades podem ser:
- Especificações
- Outras instruções de contrato
- Exposições, anexos e declaração de trabalho
- Cláusulas de contrato
- Cronograma do projeto
Resumo da lição
Os contratos com fornecedores estabelecem os termos da relação de trabalho entre um fornecedor e um cliente. Os termos de um contrato de fornecimento podem definir tudo, desde como os produtos são entregues e as condições de pagamento. Um contrato de fornecedor bloqueia preços e outros benefícios que o fornecedor concorda em fornecer ao cliente por um período específico de tempo.
Os contratos assinados com o fornecedor garantem que não haja mal-entendidos entre o fornecedor e o cliente. O planejamento de aquisições contém a decisão de fazer ou comprar, a conclusão da declaração de trabalho e o tipo de contrato, que são contratos de preço fixo que transferem o risco para o contratante ou contratos de reembolso de custos , retêm o risco com o projeto.
Após este estágio de planejamento, o ciclo de requisição é a próxima etapa. Isso inclui confirmar especificações, verificar fontes em potencial, revisar seu desempenho anterior e, em seguida, produzir um pacote de solicitação. O mesmo pacote de solicitação , que é preparado no final do ciclo de requisição, mas é implementado durante o ciclo de solicitação subsequente, deve ser enviado a cada fornecedor em potencial.
Um pacote de solicitação normalmente inclui documentos de licitação , que geralmente são formulários padronizados para conformidade com leis e regulamentos federais e estaduais; lista de fornecedores qualificados , ou vendedores que notificam potenciais empreiteiros que várias empresas são convidadas a apresentar propostas neste trabalho; critérios de avaliação da proposta , que explica como as propostas do contratado serão pontuadas e o que determinará a eventual licitação vencedora para este contrato; conferências de licitantes , que asseguram que nenhum licitante tenha mais ou diferente conhecimento sobre o projeto do que seu concorrente; solicitação de mudança de contrato , que explica o processo pelo qual as mudanças de contrato e a gestão serão tratadas durante a administração do contrato; eplano de pagamento do fornecedor , que define os termos de pagamento que determinam quando os pagamentos do contrato aos fornecedores serão feitos.
Os administradores de contratos , que são responsáveis pelo cumprimento dos termos e condições do contrato pelo contratante, contam com uma cláusula de ordem de precedência no contrato do fornecedor para resolver ambiguidades ou desacordos e para especificar inconsistências na solicitação de contrato, de acordo com uma determinada ordem de precedência.