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Definição de metas e objetivos para um evento

Planejando um Evento

Vamos imaginar que você é o responsável pelos eventos em seu hotel, incluindo todas as convenções, reuniões e confraternizações. Você deve trabalhar com os clientes para entender suas necessidades e ver o que você pode oferecer. No processo de discussão de seus eventos, você deve ajudá-los a identificar suas metas e objetivos. Por que eles estão realizando o evento? Quem vai comparecer? Como será o evento? Quando eles querem ter? Onde será realizado? Concentrar-se nessas questões-chave o ajudará a esclarecer as metas e objetivos do evento e a atender às expectativas do grupo.

Definindo o Público e o Tema do Evento

Ao analisar o evento, você precisa entender o público e o tema do evento. Isso inclui a compreensão dos vários tipos de participantes, suas necessidades individuais e o resultado final desejado.

Por exemplo, se seu cliente deseja realizar uma conferência na qual proprietários de pequenas empresas são convidados a aprender como administrar seus negócios, você precisará entender as necessidades dos empreendedores, dos apresentadores e dos demais participantes. Você vai querer saber como o evento será organizado, os tipos de encontros que acontecerão e o formato da atividade.

Trabalhar com clientes para criar metas e objetivos

Ao planejar o evento com seu cliente, você desejará revisar os elementos básicos do evento:

Por quê

Por que é essencialmente definir a meta e os objetivos de um evento. O porquê é o motivo pelo qual um evento está sendo realizado e qual será o benefício para todas as partes envolvidas. Se você não sabe o porquê, não há razão para seguir em frente. Ao determinar a meta e os objetivos de um evento, você deseja manter o porquê em mente e se concentrar em atender às necessidades do evento.

Who

Quem estará presente? Ao entender os participantes, você pode ajudar a antecipar suas necessidades e criar um plano para proporcionar uma experiência positiva. Ao entender quem, você pode ajudar a empresa a definir a meta de atender às expectativas dos participantes.

o que

Qual será o evento? O formato da reunião deve apoiar as metas e objetivos do evento. Se a meta é reunir 10.000 pessoas para aprender e crescer em seu setor, o formato dessa reunião irá variar drasticamente de uma festa destinada a reconhecer os dez principais vendedores de uma empresa. Entender o que é necessário e quais são os objetivos finais pode ajudar a determinar o que o evento deve ser e como deve ser organizado.

Onde

Depois de saber quem estará presente e qual será o foco do evento, você pode planejar onde realizar o evento. Voltando ao exemplo anterior, ter 10.000 pessoas em um evento afetará drasticamente o local onde o evento será realizado. Você deve considerar o tamanho do local, a capacidade do local (se ele pode atender às necessidades de 10.000 pessoas) e os serviços oferecidos pelas instalações. Quanto maior for o seu público, mais limitado você estará nos locais onde os eventos podem ser realizados. Há muitos hotéis e centros de convenções que podem acomodar 100 pessoas, mas são muito menos do que 10.000 pessoas.

Quando

Determinar a data de um evento pode ser um desafio, pois muitos calendários devem ser coordenados. Ao considerar a data, você precisará saber quando a instalação estará disponível, quais as datas que funcionam para sua empresa e quando os participantes estarão disponíveis. Quanto maior for o seu evento, mais distante a data precisa estar. Isso lhe dará tempo adequado para planejar, programar e organizar seu evento. Se você estiver trabalhando em um evento menor, pode ter mais calendários individuais para considerar, o que pode ser desafiador. Determinar quando ter um evento requer flexibilidade e muitas vezes muitas tentativas de estabelecer uma data final.

Resumo da lição

Definir metas e objetivos para um evento é um aspecto crítico do planejamento e execução de um evento eficaz. Existem vários fatores na criação e cumprimento dos objetivos de um evento, incluindo a compreensão do porquê, quem, o quê, onde e quando de cada evento. Isso ajuda a esclarecer os objetivos e a restringir o propósito do evento.