Cultura Organizacional e Mudança

As pessoas dizem que mudar é bom! A mudança pode ser uma coisa boa quando feita de forma holística, levando em consideração toda a organização – incluindo processos e sistemas e a cultura da organização – igualmente.

Na maioria dos lares americanos, a mesa do Dia de Ação de Graças é posta com peru, recheio e torta. Sempre foi assim. É tradição! Suponha que um ano o peru seja substituído por tofu, o recheio por salada de algas e a torta por leite de cabra, granola e frutas vermelhas. As famílias ficariam chocadas e talvez até um pouco chateadas – principalmente os membros mais velhos da família, cujo trabalho é manter os valores tradicionais.

Assim como as famílias, as organizações são compostas de histórias compartilhadas do passado, uma missão para o presente e uma visão para o futuro. Pode ser chocante quando as coisas mudam em uma organização. Esta é a cultura organizacional e é uma combinação de normas, crenças e valores compartilhados que vêm dos fundadores do negócio. É um mantra corporificado da maneira como eles sempre fizeram as coisas.

Quando o Sr. Winslow, presidente do Winslow Junior College (WJC), contratou seu sobrinho Buford, muitos dos funcionários ficaram preocupados que Buford fosse causar problemas. Buford era de uma grande universidade de alta tecnologia. Os funcionários gostaram da maneira como as coisas eram no WJC e não viram necessidade de mudar nada.

No primeiro mês de Buford, ele fez pequenas mudanças no código de vestimenta e na política de refeições dos funcionários. Os funcionários não podiam mais usar jeans ou comer em suas carteiras durante o horário de aula. O objetivo de Buford era criar um ambiente acadêmico profissional para que pudesse atrair um novo mercado-alvo de alunos.

A equipe estava tão acostumada com os velhos hábitos que se ressentiu com pequenas mudanças. Mantidos juntos, os funcionários se recusaram a alterar seus comportamentos de qualquer forma. Enquanto Buford caminhava pelos corredores, ele notou que o Professor Dent estava comendo um cachorro-quente enquanto trabalhava com um estudante de matemática que lutava. Ele notou a Professora Maguire usando seu muumuu e chinelos durante uma aula de psicologia. Até o velho Winslow foi visto usando sua camisa havaiana favorita e shorts no campus. Veja, os funcionários seguiram o exemplo do comportamento de Winslow, e isso criou um ambiente de trabalho descontraído e casual. A cultura no WJC realmente inibiu a mudança. Na verdade, qualquer tentativa de mudar a maneira como as coisas estavam sendo feitas encontrou resistência.

Mudança interna e externa

Buford fez uma análise das áreas da faculdade que precisam de mudanças. Ele propôs mudanças em resposta a fatores internos e externos.

Existem dois tipos de mudanças organizacionais que as empresas sofrem:

Mudança interna
Mudança externa

Mudanças internas envolvem mudanças dentro do controle da organização, como processos e sistemas, recursos humanos, tomada de decisões e políticas e procedimentos. A organização tem controle total sobre essas mudanças. Essas mudanças geralmente são iniciadas para aumentar a produtividade e a lucratividade.

Internamente, ele sabia que a cultura precisava ser mudada de um ambiente descontraído de resort para um ambiente acadêmico puramente profissional, a fim de atrair novos alunos. Isso também significou mudanças nos currículos – e nos processos e sistemas de entrega dos currículos.

Mudanças externas envolvem mudanças políticas, tecnológicas, sociais e de mercado que estão fora do controle da organização.

Buford também precisava pensar em atender às necessidades da nova população estudantil. Para atrair um corpo discente global, ele precisará trazer novas tecnologias para cursos online. Os cursos online exigem a adesão a uma política de ajuda financeira muito mais rígida para monitorar a frequência dos alunos. Isso significava treinar a equipe em ambos.

Tudo no WJC estava prestes a mudar. O dilema de Buford: como faço para fazer mudanças sem desmontar as coisas positivas sobre a cultura atual?

Quebrando a resistência à mudança

Buford passou grande parte do primeiro mês tentando resolver as coisas sozinho. O presidente Winslow não ajudou – ele estava totalmente imerso na cultura atual. Winslow estava tão relaxado quanto o resto da equipe e tão resistente a mudanças.

Para obter um melhor entendimento, ele se reuniu com cada departamento para discutir as mudanças iminentes. O resultado das reuniões foi chocante! Buford descobriu que os funcionários resistiam a mudanças porque:

A equipe agiu em interesse próprio – a mudança não era do seu interesse
A equipe valorizou sua cultura atual e não viu necessidade de fazer mudanças
A equipe não viu uma razão para criar processos ou sistemas adicionais
A equipe não confiou no motivo da mudança
A equipe não entendeu totalmente as mudanças
A equipe estava incerta sobre seu futuro após as mudanças

Agora que Buford sabia por que a equipe era tão resistente, ele propôs um plano para facilitar a mudança da maneira mais participativa. Ele desenvolveu um processo de mudança:

Avalie a necessidade de mudanças
Decidir sobre as mudanças
Implementar as mudanças
Avalie as mudanças

Buford pode avaliar a necessidade de mudança fazendo um inventário dos processos e sistemas atuais e comparando os resultados com as metas organizacionais, como maior número de matrículas, um ambiente de campus mais profissional e responsabilidade pelos regulamentos de frequência. Ele perguntou aos funcionários sobre sua carga de trabalho e obteve sugestões sobre melhorias.

Assim que a avaliação for concluída, Buford decidirá sobre as mudanças avaliando o custo / benefício, prazo, resultado projetado e outros fatores. Ele também avaliou o impacto na motivação e satisfação do pessoal . Assim que as decisões forem tomadas, ele priorizará as mudanças da mais importante para a menos importante. Isso não é tão fácil quanto parece. Vamos enfrentá-lo: para que mudanças externas ocorram, a cultura atual deve mudar.

Buford tinha algumas táticas na manga:

Comunicar e educar a equipe sobre a necessidade de mudança, usando exemplos fortes das condições atuais e futuras previstas no WJC
Envolva a equipe em todas as etapas da tomada de decisão, incluindo um código de vestimenta, currículo e cursos online
Negociar mudanças para que a equipe e a gestão tenham poder equilibrado
Apoie a equipe durante as mudanças com treinamento e recompensas por seus esforços
Forçar funcionários resistentes a cumprir as mudanças por meio da promessa de recompensa ou ameaça de punição

Assim que Buford conseguiu obter aliados-chave em sua guerra pela mudança, outros embarcaram. Até o velho Winslow pendurou seu traje havaiano em troca de um oxford acadêmico e calça cáqui.

Estratégias de mudança bem-sucedidas

Já se passou algum tempo desde os dias dos professores de matemática comedores de cachorro-quente, e o WJC está a caminho de se tornar uma respeitada faculdade profissional. Buford freqüentemente reflete sobre seus primeiros dias.

Buford ficou tão impressionado com as mudanças rápidas que conseguiu impor ao WJC que decidiu escrever um livro sobre sua experiência. Em seu livro intitulado Mudança bem-sucedida – cães velhos aprendem novos truques , ele discutiu vários fatores importantes para a mudança. A mudança era urgente. Ele também falou sobre reunir um grupo de apoio que iria persuadir outros a mudar. Sua visão clara foi disseminada . Pequenas vitórias foram comemoradas e mudanças foram feitas conforme necessário.

Atualmente, o WJC é uma faculdade online líder com alunos de mais de 200 países. À medida que novos funcionários são contratados, os antigos integram-nos na cultura atual de um instituto acadêmico de excelência em evolução.

Resumo da lição

Em resumo, quando uma organização se propõe a fazer mudanças envolvendo processos e sistemas, muitas vezes afeta as normas, crenças e valores do grupo existente, tornando a mudança um desafio para os gestores. Esta é a cultura organizacional, ou a combinação de normas, crenças e valores compartilhados que os funcionários prezam.

Existem duas áreas de mudança que uma organização geralmente faz:

Mudanças no ambiente interno, como sistemas, processos e políticas e procedimentos
Mudanças no ambiente externo – mudanças nas condições políticas, sociais, tecnológicas ou de mercado que impulsionam a mudança

As mudanças internas e externas afetam a cultura atual por vários motivos. Os funcionários estão interessados em si mesmos, como as velhas maneiras de fazer as coisas, não confiam que a mudança será positiva, não entendem a mudança totalmente e estão incertos quanto ao seu futuro.

Conforme o processo de mudança ocorre, é importante trabalhar com a equipe para que ela esteja totalmente integrada ao plano e se adapte de forma rápida e contínua. Em cada etapa do processo de mudança, a administração precisará do apoio de aliados importantes.

O processo de mudança envolve avaliar a necessidade de mudanças, decidir sobre a mudança, implementar as mudanças e avaliar as mudanças. Uma vez que as mudanças são planejadas, a gerência pode usar várias táticas para fazer a transição da equipe para um novo ambiente. Um gerente sábio criaria um senso de urgência para a mudança e formaria um grupo de apoio que espalharia a visão.

Resultados de Aprendizagem

Depois de assistir a esta lição, você será capaz de:

Definir a cultura organizacional
Identifique mudanças internas e externas
Explique o processo de mudança organizacional