Negocio

Criação de uma Carta de Equipe

Envolvimento da Equipe para um Estatuto da Equipe

O desenvolvimento de um estatuto da equipe é um grande passo para garantir que seu projeto seja executado sem problemas. Este documento organizacional mantém os membros do projeto no alvo, estabelecendo como um projeto será executado e garantindo que as linhas de comunicação permaneçam abertas. Embora um projeto seja muito novo, o gerente do projeto deve reunir todos os membros da equipe e partes interessadas necessários para formular o estatuto da equipe. Isso permite que todos os envolvidos no projeto tenham aceitação total sobre como o processo será executado. O estatuto da equipe deve incluir seções específicas que a equipe definirá em conjunto, e veremos isso agora.

Escopo do projeto

Primeiro, a equipe deve discutir o escopo do projeto e o que está tentando realizar. É necessário que todos na equipe concordem em seguir em uma determinada direção. Essa direção e as etapas envolvidas precisam ser documentadas. Por exemplo, determinar o escopo do projeto pode significar o detalhamento da criação do produto, o teste do produto para garantir que ele funcione e o treinamento daqueles que usam o produto. Um escopo é importante porque, usando este exemplo, se certos membros da equipe acreditarem que o escopo não inclui o treinamento do produto, haveria uma lacuna na comunicação.

Funções

Identificar todos os membros da equipe e suas funções é uma etapa necessária. Todos os membros da equipe têm funções específicas que desempenham em um projeto. Essas funções devem ser identificadas e reconhecidas. Exemplos de funções podem incluir arquiteto, desenvolvedor, testador e talvez redator técnico. Com cada função identificada, o estatuto da equipe pode ir além e incluir as responsabilidades de cada função, para que não haja mal-entendidos sobre quem faz o quê. As funções também podem ter membros de reserva. Identificar todas as funções do projeto e indivíduos atribuídos a cada função ajuda a fornecer a adesão e o compromisso de todos os participantes da equipe. Com cada função documentada, os membros da equipe podem se identificar facilmente e saber qual função eles desempenham.

Plano de comunicação

O plano de comunicação , ou como cada membro relatará seu progresso, também deve ser documentado. A frequência dos relatórios também precisa ser documentada para que questões não resolvidas não passem despercebidas. Na ‘Metodologia Ágil de Projetos’, é recomendado que a equipe se reúna diariamente. Todos os membros se reúnem brevemente para compartilhar o que realizaram no dia anterior, bem como o que esperam realizar naquele dia. Além disso, eles relatam quaisquer obstáculos que bloqueiem seu progresso. Ao manter a comunicação frequente, nada é esquecido ou esquecido.

Além disso, muitos projetos têm o que eles chamam de reuniões stand-up. Cada membro da equipe se junta ao stand-up para ouvir o progresso da equipe. As reuniões stand-up recebem esse nome porque são breves (normalmente, não mais do que 15 minutos), então os participantes geralmente ficam de pé. Todos dão seu status e, se houver um problema que alguém precise relatar, apenas aqueles que estão envolvidos permanecem após a reunião para resolver o problema.

O plano de comunicação também documenta o ponto de contato (POC). O ponto de contato é a única pessoa a quem os membros da equipe devem recorrer quando precisam de ajuda. Digamos que dois membros da equipe tenham uma dúvida sobre o cálculo de um gráfico específico. O POC seria então contatado para ajudar a esclarecer a confusão. Normalmente, o POC é o gerente de projeto, mas também pode ser o analista de negócios. Com o POC, a equipe conhece um lugar onde pode resolver os problemas.

Resultado final desejado

O resultado final desejado do projeto também deve ser documentado. Isso dá à equipe uma meta a ser alcançada. Se a meta for documentada, todos os membros da equipe serão capazes de entender a direção do projeto e quais tarefas precisam ser concluídas até a data de conclusão do projeto. Se um membro da equipe conclui suas responsabilidades, mas o projeto inteiro não foi concluído, esse membro da equipe deve permanecer envolvido no projeto. Essa pessoa pode basicamente encorajar os outros. Quando o resultado final é finalmente alcançado, toda a equipe pode comemorar a vitória – e fazer uma festa!

Resumo da lição

Os estatutos da equipe são documentos organizacionais que oferecem uma maneira clara de fazer os membros da equipe trabalharem juntos de forma eficiente e eficaz. Desde o início, os membros da equipe sabem qual é o papel que cada um desempenha, e isso gera comprometimento. Uma vez que uma equipe tenha passado pelo processo de decidir o escopo de um projeto, determinando a direção do projeto, desenvolvendo um plano de comunicação e estabelecendo qual será o resultado final, eles terão um projeto bem definido.