Controles organizacionais: feedforward, simultâneo e feedback

Introdução

Neste vídeo, exploraremos três controles organizacionais usados ​​na etapa de controle do processo de gerenciamento: controles de feedforward, controles simultâneos e controles de feedback.

Para revisar, controlar é a quarta etapa do processo de gestão. Nesta etapa, a administração desenvolve ferramentas de medição para usar para determinar se as metas organizacionais estão sendo atendidas. A gerência também compara os dados para medir os resultados e, se necessário, toma medidas corretivas.

Existem vários controles que um gerente pode usar para afetar mudanças e flutuações nas metas da organização. Como os problemas podem ocorrer a qualquer momento durante um processo, é importante ter algumas maneiras diferentes de gerenciá-los. A caixa de ferramentas de um gerente deve ser equipada com três tipos de controles: controles de feedforward, controles simultâneos e controles de feedback.

Os controles podem se concentrar em problemas antes, durante ou depois de um processo. A melhor maneira de entender os três diferentes tipos de controles organizacionais é pensar sobre os controles como antes, durante e depois das decisões tomadas pelos gerentes.

Controles de feedforward explicados

Os controles de feedforward envolvem a identificação e prevenção de problemas em uma organização antes que eles ocorram. Os controles de feedforward são proativos e preventivos. Os controles de feedforward são úteis para os gerentes porque permitem que eles planejem o trabalho com eficácia; eles podem regular recursos como funcionários, matérias-primas e capital com antecedência. Isso significa que problemas futuros podem ser evitados. Embora os controles de feedforward possam ser caros e retardar o processo de planejamento, eles ajudam a evitar problemas mais tarde.

Vamos imaginar a sala de emergência do Hospital Municipal. A sala de emergência requer muitos funcionários diferentes para tratar os pacientes adequadamente. De funcionários altamente qualificados a funcionários minimamente qualificados, cada função da sala de emergência deve ser totalmente operacional e funcionar sem problemas.

Para evitar problemas que possam ocorrer no pronto-socorro, é importante que a administração do Hospital Municipal contrate as pessoas certas, inspecione e teste os equipamentos regularmente e tenha recursos de capital suficientes para gerenciar qualquer emergência médica que possa surgir. Este é um foco nas entradas , ou coisas que a organização pode colocar no planejamento para garantir que os objetivos possam ser alcançados.

Um olhar mais atento aos membros da equipe de gestão da sala de emergência revelará que os controles feedforward estão sempre em ação. À medida que examinamos exemplos de controles feedforward, descobriremos que existem um plano de recursos humanos muito detalhado, um plano de manutenção de equipamentos e um plano de orçamento bem financiado.

O planejamento de controle feedforward pode ser usado no planejamento do Departamento de Recursos Humanos. Um plano de recursos humanos garante que os gerentes de contratação contratem as pessoas certas para cada cargo. No entanto, existe uma desvantagem. Contratar as pessoas certas pode ser caro e demorado. Tempo e dinheiro são gastos na colocação de anúncios de Procura-se Ajuda nos jornais e sites de empregos certos online, entrevistando candidatos, executando verificações de antecedentes e testes de drogas, treinamento e benefícios para a saúde.

Sem um forte plano de recursos humanos, a sala de emergência pode não ter uma equipe adequada. Pode não haver equipe médica suficiente para cuidar da sala de emergência. Isso pode causar uma infinidade de problemas mais tarde.

Aqui estão alguns exemplos de como uma abordagem proativa e preventiva pode ajudar a evitar problemas mais tarde:

• Entrevistar exaustivamente um candidato pode dizer a um gerente de recursos humanos muito sobre como essa pessoa se encaixaria na organização. Uma entrevista apressada pode resultar na contratação da pessoa errada para o trabalho.
• É muito importante realizar verificações de antecedentes e testes de drogas aos funcionários. Uma sala de emergência não é lugar para funcionários com antecedentes criminais ou problemas com drogas. Por exemplo, a contratação de um usuário de drogas pode resultar em discrepâncias na medicação do paciente, acidentes e lesões com funcionários, reclamações de responsabilidade mais elevadas e absenteísmo.
• Os programas de treinamento são eficazes na manutenção dos padrões de qualidade. Há tantas coisas que podem dar errado em uma sala de emergência. Por exemplo, escorregões e quedas podem ser evitados com o treinamento dos funcionários em como limpar um derramamento.
• Outro controle feedforward pode ser oferecer aos funcionários um bom plano de seguro saúde . Quando os funcionários estão saudáveis, eles vêm trabalhar com segurança. Isso reduz o absenteísmo.

Controles simultâneos explicados

Os controles simultâneos envolvem a identificação e prevenção de problemas em uma organização à medida que ocorrem. Isso significa que os sistemas são monitorados em tempo real. Os controles simultâneos começam com os padrões e todas as atividades dos funcionários são medidas em relação ao padrão. Normalmente, isso inclui padrões de controle de qualidade. Isso significa que os produtos e serviços podem ser verificados à medida que são produzidos ou executados para garantir que o produto ou serviço da mais alta qualidade seja produzido ou fornecido. Os controles simultâneos são importantes porque ocorrem em tempo real.

Este é um foco em processos contínuos , ou coisas que a organização pode mudar em tempo real para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Vamos fazer outra visita ao Hospital Municipal. O pronto-socorro do City Hospital usa controles simultâneos quando as decisões simplesmente não podem ser tomadas com base em uma abordagem preventiva. Alguns problemas surgem durante uma atividade. Portanto, em vez de esperar até que toda a atividade de trabalho seja concluída, os controles simultâneos permitem que os gerentes monitorem as atividades de trabalho à medida que ocorrem. Algumas das áreas de uma organização que se beneficiam de controles simultâneos são a produção e o comportamento dos funcionários.

Aqui estão alguns exemplos de como uma abordagem em tempo real pode ajudar a detectar problemas enquanto a atividade está sendo realizada:

O Hospital Municipal emprega milhares de pessoas que realizam muitos trabalhos diferentes. Um dos lugares mais movimentados do Hospital Municipal é o refeitório. Em qualquer dia ou noite, a equipe do refeitório serve mais de 5.000 refeições. As refeições são preparadas em linha de montagem na cozinha e depois entregues nos quartos. As refeições são preparadas em uma linha de montagem, ou seja, as bandejas fluem por uma esteira rolante. Conforme as bandejas passam por várias estações, os componentes da refeição são colocados na bandeja.

A correia transportadora é equipada com câmeras e sensores que detectam problemas ao longo do caminho. As câmeras mostrarão a um gerente de controle de qualidade como a correia está se movendo a qualquer momento. Os sensores soam um alarme se a correia parar ou ficar muito sobrecarregada com bandejas. Quando algo dá errado na linha de montagem, o gerente de controle de qualidade é notificado imediatamente. Ao saber de um problema, o gerente pode tomar decisões imediatamente e em tempo real.

Uma organização que mantém padrões de alta qualidade geralmente terá funcionários que defendem os mesmos padrões de qualidade. Os controles simultâneos permitem que os funcionários avaliem seu trabalho à medida que realizam o trabalho para determinar se alterações precisam ser feitas.

Caso uma ou duas almôndegas cheguem à linha de montagem que não atendam ao padrão, o funcionário responsável pela almôndega será imediatamente notificado para fazer alterações no procedimento ou na receita para atender ao padrão. A ação corretiva tomada durante esta etapa evitará problemas após o fato.

Controles de feedback explicados

O feedback envolve a identificação e correção de problemas em uma organização após sua ocorrência. O feedback é usado quando os controles anteriores, feedforward e simultâneos, custariam muito ou demorariam muito. Algumas metas organizacionais simplesmente não podem ter uma medida preventiva e não podem ser medidas em tempo real.

As metas de vendas não podem ser controladas de forma feedforward. Lembre-se de que o feedforward envolve uma abordagem proativa e preventiva de controle. As metas de vendas não podem ter uma abordagem simultânea para o controle porque os resultados das metas, como metas de vendas, só podem ser medidos depois que a atividade for concluída. As metas de vendas devem ter uma abordagem de feedback.

O City Hospital usa controles de feedback para itens como pesquisas de satisfação do cliente, metas de cobrança de contabilidade, metas de vendas da loja de presentes e metas de vendas de alimentos. Este é um foco nas saídas , ou coisas que a organização pode tirar do planejamento para ter certeza de que os objetivos podem ser alcançados.

Aqui estão alguns exemplos de como uma abordagem reativa pode ajudar a analisar problemas após a conclusão de uma atividade. O Departamento de Contabilidade do City Hospital define metas para os funcionários cobrarem as contas hospitalares pendentes. Os funcionários do Departamento de Cobrança devem fazer 150 ligações de cobrança a pacientes por dia que devem saldos pendentes ao hospital. A única maneira de medir esse objetivo é pela quantidade de chamadas feitas.

O Gerente de Contabilidade avaliará os relatórios de chamadas e relatórios de cobrança para determinar se cada funcionário está chegando perto ou cumprindo as metas de cobrança. Se o relatório informar que o total de chamadas necessárias está sendo feito, nenhuma ação corretiva será necessária. O feedback será positivo. Se as metas não forem atendidas, isso pode significar que as metas precisarão ser reformuladas para serem mais eficazes.

Resumo da lição

Em resumo, existem três tipos de controles usados ​​pelas organizações que focam antes, durante e depois que as metas foram estabelecidas e os processos implementados. O controle mais proativo e preventivo é o feedforward e envolve a tomada de medidas preventivas para garantir que os objetivos sejam alcançados. Isso geralmente envolve humanos, capital e recursos.

O segundo controle é mais um controle em tempo real. É chamado de controle simultâneo e envolve a análise de processos enquanto eles estão ativos. Isso envolve mecanismos de controle que medem a qualidade de um produto no momento em que está sendo produzido ou avaliam o desempenho enquanto os funcionários estão engajados no trabalho.

O último controle é o feedback e envolve a análise de processos após a atividade ser realizada para determinar se as metas foram atingidas. Este método de controle pode ser usado para analisar relatórios de vendas e relatórios financeiros .

É importante lembrar que os controles estão em vigor para determinar se o desempenho real atende ao desempenho esperado. Os três controles que exploramos nesta lição dividem três intervalos de tempo diferentes durante os quais os controles são usados. Não existe um melhor controle. Há muitos fatores a serem considerados ao escolher o controle necessário para a organização.

Resultado de aprendizagem

Depois de concluir esta lição, você deve ser capaz de descrever os controles de feedforward, simultâneos e de feedback, e discutir como uma organização pode usá-los para atingir suas metas de qualidade e desempenho.