Controles internos
Você pode imaginar como seria a vida se vivêssemos em um mundo onde não houvesse regras? As pessoas fariam exatamente o que quisessem, como e quando quisessem. Seria um caos completo!
Agora, imagine se não houvesse regras na contabilidade. Uma empresa poderia relatar qualquer quantidade de receitas e despesas que desejasse, e nunca saberíamos quão sólida era a empresa. É exatamente por isso que os controles internos são importantes. Os controles internos contábeis são procedimentos colocados em prática dentro de uma organização para garantir que os negócios sejam realizados de maneira ordenada, eficaz e precisa.
Objetivo
Existem quatro objetivos principais de controles internos no setor de contabilidade. O primeiro deles é salvaguardar os ativos de uma empresa de qualquer forma de perda. A perda pode ser uma perda acidental , que ocorre por erros honestos cometidos por indivíduos, ou pode ser uma perda intencional , que resulta de atividades fraudulentas pretendidas.
Um segundo objetivo dos controles internos é garantir que as informações financeiras sejam precisas, confiáveis e oportunas.
Um terceiro e muito importante objetivo dos controles internos é garantir a conformidade com as leis comerciais federais, estaduais e locais. Para garantir a conformidade no setor de contabilidade, a Securities and Exchange Commission criou um grupo especial denominado Financial Accounting Standards Board (FASB) . O FASB estabelece as diretrizes que todos os profissionais de contabilidade devem seguir. As diretrizes definidas pelo FASB são chamadas de Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) .
O quarto objetivo principal dos controles internos é fornecer uma maneira para que as empresas monitorem as metas que definiu para si mesmas.
Exemplos
Agora que você sabe o que são controles internos e quais tipos de controles internos são mais comuns, vamos dar uma olhada em alguns exemplos para aumentar sua compreensão.
Ted é contador no departamento de contabilidade de uma loja de departamentos local. Ele percebe que um dos registros do secretário está desequilibrado. Olhando as informações de registro, ele vê que o balconista cobrou a quantia errada de dinheiro por um produto. Em vez de cobrar $ 97,00 por um DVD player, ela cobrou $ 79,00. Este foi um erro de transposição em números e não foi uma perda intencional.
Bem, algumas semanas depois, Ted começa a notar um padrão de erros de transposição com aquele funcionário específico. Após investigação, ele percebe que o funcionário está registrando itens com preços errados para outro funcionário. Isso é uma perda devido à atividade fraudulenta pretendida e um exemplo perfeito do primeiro propósito principal dos controles internos – a proteção de ativos contra perdas.
No final de cada mês, Ted é responsável pela preparação das demonstrações financeiras mensais. Ele entrega essas demonstrações financeiras aos gerentes para revisão. Eles usam as demonstrações financeiras para obter uma imagem mental de como a empresa está indo e onde mudanças podem ser necessárias para maximizar o lucro. Ted precisa ter certeza de que as informações apresentadas nas demonstrações financeiras são válidas, confiáveis e precisas, que é exatamente o que é o segundo objetivo dos controles internos.
Ao preparar todos os documentos financeiros necessários para os líderes da empresa, Ted também deve ter em mente que credores e investidores atuais e potenciais também estão interessados nessas informações. Ele sabe que, seja bom ou ruim, ele deve relatar informações verdadeiras e precisas. Mas por que isso importa? Porque o FASB e o GAAP exigem que seja, o que exemplifica o terceiro propósito dos controles internos.
Ted tem mais uma grande responsabilidade sobre os ombros. Sua empresa tem como meta aumentar sua margem de lucro em US $ 10.000 no final de cada ano. O plano que os líderes da empresa traçaram era manter o estoque disponível no mínimo, para que, no final do ano, o custo do estoque disponível não consumisse seu lucro. O trabalho de Ted é garantir que cada valor gasto em estoque seja usado no período apropriado.
Portanto, se o estoque for pedido no início do mês, esse estoque deve ser usado até o final do mês, sem sobras. Com Ted monitorando de perto o custo do estoque disponível no início do mês, bem como a quantidade de estoque disponível no final do mês, ele pode criar um relatório preciso para os líderes da empresa verem como eles estão atingir seus objetivos.
Resumo da lição
Os controles internos contábeis são procedimentos colocados em prática dentro de uma organização para garantir que os negócios sejam realizados de maneira ordenada, eficaz e precisa. Existem quatro razões pelas quais os controles internos de uma organização são importantes. Em primeiro lugar, os controles internos são importantes para proteger quaisquer ativos que uma empresa possui contra perdas, sejam essas perdas acidentais ou intencionais. Perda acidental é aquela que ocorre devido a erros honestos cometidos por indivíduos. Perda intencional é a perda que resulta de atividade fraudulenta pretendida.
Em seguida, os controles internos ajudam a garantir que as informações financeiras sejam precisas, confiáveis e oportunas. Uma terceira razão pela qual os controles internos são importantes é porque ajudam os profissionais de contabilidade a cumprir as leis comerciais federais, estaduais e locais. Para ajudar nesse objetivo, a Securities and Exchange Commission criou o Financial Accounting Standards Board , também conhecido como FASB , para definir as diretrizes que todos os profissionais de contabilidade devem seguir. Essas diretrizes são chamadas de Princípios Contábeis Geralmente Aceitos , ou GAAP , abreviadamente.
A quarta razão importante pela qual os controles internos são importantes é porque eles fornecem à empresa uma maneira de monitorar as metas que foram definidas para ela. Cada um desses motivos torna os controles internos partes vitais da operação de uma empresa.
Resultados de Aprendizagem
Depois de concluir esta lição, você será capaz de:
- Definir controles internos na contabilidade
- Descreva os quatro objetivos principais dos controles internos
- Identificar as funções do Conselho de Normas de Contabilidade Financeira e os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos nos controles internos
- Diferencie entre perdas acidentais e intencionais