O que é um orçamento?
Nesta lição, exploraremos vários tipos de controles de orçamento usados nas organizações. Para entender os vários controles de orçamento, vamos primeiro definir o termo ‘orçamento’.
Um orçamento é um plano financeiro para economizar, gastar e pedir dinheiro emprestado. Um orçamento ajuda uma organização a determinar se ela pode operar com base em receitas e despesas projetadas por um período de tempo. Um orçamento é geralmente preparado para o período de um ano, mas é dividido mensalmente para diversos fins de gastos e poupança. A projeção precisa de receitas e despesas é vital para o planejamento organizacional de recursos como pessoas, materiais e dinheiro. O objetivo de um orçamento é:
- Para fornecer uma projeção de receitas e despesas
- Para prever o futuro financeiro de uma organização com base nos resultados dos planos organizacionais
- Para medir e comparar as despesas projetadas com as despesas reais
- Para estabelecer um teto de custo para despesas operacionais ou de curto prazo do dia a dia, e capital, ou despesas de longo prazo para grandes projetos
Agora sabemos que um orçamento é usado para projetar receitas e despesas por um período de tempo. Mas como os orçamentos são usados como controle de gestão? Vamos visitar algumas universidades para ver como os controles de orçamento funcionam para elas.
Tipos de controles de orçamento
Existem vários controles de orçamento usados nas organizações:
- Orçamento de cima para baixo
- Orçamento bottom-up
- Orçamento base zero
- Orçamento flexível
Orçamento de cima para baixo
O orçamento de cima para baixo começa no topo da organização e é transmitido aos departamentos inferiores. Existem vários prós e contras nesse tipo de controle de orçamento.
O departamento de ciências da TD University usa o orçamento de cima para baixo. A alta administração cria o orçamento do departamento com base em uma combinação de previsão de receitas e despesas futuras e os resultados reais do orçamento do ano anterior e envia o dinheiro para o pipeline da universidade.
O orçamento de cima para baixo pode ser bom porque a gerência inferior não precisa perder tempo para preparar o orçamento. Isso economiza tempo para a gerência inferior, que está mais envolvida no processo operacional do que no plano estratégico geral.
No entanto, um orçamento preparado por aqueles que não estão diretamente envolvidos com as operações do dia-a-dia de um departamento pode não estar ciente das despesas específicas relacionadas ao departamento. Isso pode ser problemático para gerentes de nível inferior que podem não ser capazes de reter os recursos necessários para atender aos objetivos organizacionais . Uma vez que o orçamento é dado ao departamento, o dinheiro pode ser gasto de acordo com o que foi alocado. Os materiais podem ser comprados, os professores podem ser pagos e as atividades dos alunos podem ser planejadas.
Orçamento Bottom-Up
O orçamento ascendente começa na base da organização. Um orçamento é decidido pela gerência de nível inferior e então apresentado à alta gerência para aprovação. A alta gerência irá aprovar o orçamento proposto ou enviá-lo de volta para a gerência inferior para revisão e modificação. Existem vários prós e contras nesse tipo de controle de orçamento.
O departamento de arte da Budget University usa um orçamento ascendente. O reitor do departamento de arte decide quanto dinheiro ele precisa para administrar o departamento. Essas decisões são baseadas no mesmo tipo de informação usada no orçamento de cima para baixo, como previsões e resultados reais do ano anterior.
O orçamento de baixo para cima pode ser bom porque a gerência inferior planeja o orçamento com base nas necessidades do departamento específico. O gerente de um departamento está mais familiarizado com o que é necessário, como suprimentos, mão de obra e capital, para atender às metas departamentais.
No entanto, a gerência inferior pode não ter experiência na criação de documentos financeiros complicados. A gerência inferior pode não estar ciente do plano estratégico geral da organização. O orçamento pode não ser viável por causa dos planos da alta administração para alocar recursos em outras partes da organização, como para melhorias de capital ou uma grande compra de equipamentos.
Em vez de as decisões serem tomadas por aqueles que estão fora do departamento, aqueles que estão mais próximos dele tomam as decisões. Professores e funcionários do departamento fornecem ao reitor uma lista de suas necessidades previstas e ele cria um orçamento em torno dos custos de coisas como comprar argila, pincéis e tinta. Embora esse método seja prático porque o reitor do departamento de arte sabe o que precisa ensinar aos jovens aspirantes a artistas, ele não é um especialista em contabilidade. Ele pode não saber como escrever o documento corretamente.
Orçamento Base Zero
O orçamento baseado em zero começa com um saldo zero e as despesas são adicionadas quando consideradas necessárias e justificadas. Esse tipo de orçamento não depende do desempenho do ano anterior ou dos resultados reais. As despesas são adicionadas por item. Cada item é analisado para alternativas que custam menos. Também não é comparado ao orçamento de um ano anterior. Não importa se o novo orçamento excede os gastos do ano anterior, desde que as despesas sejam justificadas e tenham sido comparadas para alternativas. Existem vários prós e contras nesse tipo de controle de orçamento.
O departamento de culinária da ZB Public University usa um orçamento baseado em zero. Os instrutores do chef revisam seus planos de aula e quaisquer eventos especiais que possam estar promovendo durante um período de tempo. Isso pode durar um trimestre ou um ano. Cada instrutor chef faz uma lista das coisas de que precisa para suas salas de aula e programas. O reitor analisa as listas e pede aos instrutores que examinem itens alternativos que podem custar menos.
O orçamento baseado em zero é uma coisa boa porque força o gerente a dar uma boa olhada nas despesas e justificá-las ou olhar para produtos e serviços alternativos. Ele pode agilizar os gastos, sempre procurando novas maneiras de cortar custos. No entanto, como o orçamento baseado em zero não depende de previsões ou orçamentos anteriores, as despesas podem oscilar muito. As alternativas que existiam no passado podem não estar disponíveis no novo período.
O orçamento base zero é feito diretamente pelos funcionários ou gestor e é baseado nas necessidades de execução dos projetos em uma organização. Não tem saldo inicial nem saldo final. Baseia-se exclusivamente no que é necessário em um determinado momento e na comparação de alternativas para itens de menor custo. Pode ser muito demorado para os membros do departamento procurarem alternativas, as alternativas podem não existir ou as alternativas podem simplesmente não estar disponíveis naquele momento específico. Por exemplo, produtos sazonais são mais baratos do que produtos enviados de lugares distantes. No entanto, pode ser necessário que o departamento de culinária da ZB University gaste o dinheiro extra, porque eles precisam de produtos sazonais para itens em seu currículo.
Orçamento Flexível
Ao contrário do orçamento de cima para baixo ou de baixo para cima, em que o dinheiro é alocado para um conjunto fixo de despesas durante um período, o orçamento flexível permite mudanças em um orçamento, dependendo do custo de diferentes objetivos ou atividades organizacionais. Ajustes podem ser feitos no orçamento se ocorrerem mudanças inesperadas no custo de um projeto ou atividade. Existem vários prós e contras nesse tipo de controle de orçamento.
O departamento atlético da Flex University usa um orçamento flexível. A Flex U construiu um novo estádio para seu time de futebol, o Flex Felines, e precisa vender ingressos para os jogos. O orçamento flexível permite que o departamento de marketing aproveite novas oportunidades de marketing sem ter que se ater a um orçamento predeterminado. Se uma estação de televisão local oferece publicidade e promoção de baixo custo para os jogos dos Felinos, o departamento de marketing pode aproveitar a chance de garantir o spot de televisão.
O orçamento flexível pode ser uma coisa boa porque permite a alocação de dinheiro extra para um projeto que custa mais do que o planejado originalmente. A flexibilidade desse tipo de orçamento funciona bem quando novas oportunidades se apresentam durante o curso de um projeto ou atividade.
No entanto, o orçamento flexível deve ser cuidadosamente monitorado porque os recursos não são ilimitados. Se muito dinheiro for gasto em um projeto ou em uma oportunidade, pode não haver dinheiro suficiente para concluir outros projetos ou atividades.
Embora o orçamento flexível permita bastante liberdade para vendas e negócios inesperados, isso pode criar problemas. Todos no departamento podem sentir que seu projeto é o mais importante ou precisa de mais dinheiro alocado para seu propósito. Uma vez que há muito dinheiro para distribuir, ele deve ser administrado de maneira adequada.
Resumo da lição
Em resumo, existem quatro tipos de controles de orçamento que as organizações usam para alocar recursos aos departamentos para cumprir as metas organizacionais.
- O orçamento de cima para baixo começa no nível da alta administração de uma organização. A alta administração decide como todos os recursos devem ser alocados e, em seguida, o orçamento é distribuído aos gerentes inferiores para uso na realização de metas organizacionais, como projetos e atividades.
- O orçamento ascendente começa no nível inferior da organização. Os gerentes e funcionários de nível inferior determinam em que acreditam que as despesas do departamento serão baseadas nos próximos projetos ou metas que precisam ser cumpridos e, em seguida, enviam o orçamento à alta administração para aprovação.
- O orçamento baseado em zero começa com um saldo zero e termina com um saldo zero. As linhas de orçamento são adicionadas conforme os projetos e atividades são planejados, e a alta administração analisa os itens propostos.
- O orçamento flexível começa com um orçamento, mas, ao contrário dos orçamentos tradicionais, permite flexibilidade no valor necessário para projetos e atividades. Dinheiro adicional pode ser alocado para projetos especiais se uma boa oportunidade se apresentar.
Não há orçamento melhor do que outro. Cada orçamento tem seus prós e contras. Dependendo da natureza do negócio, o melhor orçamento é aquele que mantém os custos baixos enquanto atende às metas organizacionais.
Resultado de aprendizagem
No final deste vídeo, você será capaz de descrever as vantagens e desvantagens do orçamento de cima para baixo, de baixo para cima, baseado em zero e flexível.