O órgão vital de gestão
Tão vital quanto seu cérebro, coração, pulmões, rins, fígado, pâncreas e baço são para sustentar a vida humana, a comunicação é vital para o gerenciamento. Por meio do processo de comunicação , os membros da organização trocarão informações uns com os outros em um esforço para influenciar os pensamentos, comportamentos, atitudes e entendimentos uns dos outros.
A comunicação é o processo fundamental que um gerente usará para planejar, liderar, organizar e controlar. Sem comunicação, um gerente seria incapaz de transmitir as necessidades organizacionais, agendas, valores, objetivos, autoridade, relacionamentos e qualquer outro fator organizacional relacionado.
Assim como seus órgãos vitais, a comunicação é necessária para todas as atividades comerciais de uma forma ou de outra. Simplificando, os órgãos vitais são necessários para sustentar a vida em um ser humano, e a comunicação é necessária para sustentar o sucesso organizacional .
A natureza da comunicação gerencial
Quer esteja trabalhando para um fabricante, restaurante, empresa de serviços, hospital ou desenvolvedor de software, algo entre 70-90% do tempo de um gerente é gasto em comunicação. Esses números não são surpreendentes quando se considera a vasta quantidade de informações pelas quais um gerente é responsável dentro de uma organização.
Um gerente deve ser capaz de classificar esse grande armazenamento de informações para selecionar as peças mais oportunas e significativas; então, ele precisará determinar como distribuir o trabalho entre um grupo diverso de pessoas. Contidos nesse processo estão considerações, barreiras e desafios que afetam o fluxo natural de compartilhamento de informações do gerente para os subordinados. Simplificando, a comunicação nem sempre é fácil para o gerente.
A importância da comunicação gerencial eficaz
As decisões organizacionais são altamente dependentes da qualidade e da quantidade de informações trocadas. Informações insuficientes ou incompletas podem afetar negativamente a capacidade de um gerente de tomar decisões com sucesso. Um subordinado não poderá realizar seu trabalho sem informações precisas sobre o trabalho que precisa ser concluído, quem está envolvido no processo e quando o prazo termina.
Um gerente deve primeiro ter um bom entendimento do clima de comunicação ou de como a comunicação é conduzida em sua organização. Um clima de comunicação aberto e claro tende a promover um maior nível de produtividade e satisfação no trabalho, ao contrário de um clima fechado e ambíguo que normalmente resulta em baixo moral, produtividade e satisfação no trabalho. Um clima de comunicação aberto e claro cria uma consciência compreensível das expectativas e medidas de desempenho para todos os funcionários.
Um gerente também deve estar ciente das normas culturais , nacionais e organizacionais, de comunicação entre aqueles com quem se comunica. Respeitar as normas culturais de comunicação é importante para compreender os canais de comunicação preferidos. Por exemplo, os canais de e-mail ou mensagens instantâneas podem ser aceitáveis na organização A, mas a organização B prefere os canais presenciais. Além da preferência de canal, espaçoé também outra preocupação cultural. O seu local de trabalho está configurado para permitir um fluxo aberto de comunicação entre os membros, como o que você veria em cubículos curtos, ou cada um tem seu próprio escritório, completo com quatro paredes e uma porta? O simples arranjo dos funcionários determinará o nível aceitável de comunicação casual entre os membros da organização.
Depois que um gerente entende o clima e a cultura da comunicação, a próxima área que ele deve reconhecer é o remetente, o receptor e o propósito da comunicação . O objetivo da comunicação de um gerente pode ser apresentar informações, obter informações, persuadir ou por prazer. Apesar do propósito, como emissor, o gestor deve perceber que suas mensagens serão sempre filtradas pela própria percepção e interpretação da mensagem do receptor, o que pode dificultar o alcance de um entendimento compartilhado. O processo é agravado quando um gerente está falando para um grupo de indivíduos devido à diversidade de possíveis percepções e interpretações. Para dominar essas questões, a comunicação eficaz deve ser aplicada às funções gerenciais de planejamento, liderança, organização e controle.
Por fim, um gerente também deve considerar o conteúdo da mensagem , o canal (ou meio de envio de informações), o ambiente físico e o tempo de comunicação. Assim como nas considerações anteriores sobre comunicação, a importância desses fatores não pode ser subestimada. O que precisa ser comunicado, a melhor forma possível de comunicar a informação, o quão privada ou pública a comunicação deve ser e qual o momento preferido para entregar a informação, tudo precisa ser analisado pelo gerente.
Comunicação eficaz ao planejar, organizar, liderar e controlar
A capacidade de comunicar-se bem no desempenho das quatro funções de gestão é uma habilidade gerencial crítica e fundamental para uma liderança eficaz. Nenhum gerente pode desempenhar com sucesso essas funções sem ser um bom comunicador.
A comunicação durante o planejamento requer que um gerente obtenha informações de uma variedade de fontes internas e externas.
Uma vez que as informações são coletadas, o gerente deve comunicar essas descobertas, determinar a configuração da equipe de direção, estabelecer e manter relacionamentos, distribuir recursos e transmitir claramente os objetivos e metas aos subordinados, como parte da função de organização .
Liderar permite ao gerente dirigir, controlar e supervisionar os funcionários. A comunicação é necessária para cada uma dessas ações.
Por fim, um gerente deve avaliar comunicando expectativas e medidas relativas aos padrões de desempenho com sua equipe. O gerente irá avaliar, revisar e relatar o desempenho do trabalho e, se necessário, tomar ações corretivas e preventivas. A comunicação desempenha um papel crítico em cada uma das funções de gestão, tornando imperativo que um gerente possua ou melhore suas habilidades de comunicação gerencial.
Revisão da lição
Vamos revisar. Por meio do processo de comunicação , os membros da organização trocarão informações uns com os outros em um esforço para influenciar os pensamentos, comportamentos, atitudes e entendimentos uns dos outros. A comunicação também é o processo fundamental que um gerente usará para planejar, liderar, organizar e controlar.
Como as decisões organizacionais são altamente dependentes da qualidade e da quantidade de informações trocadas, um gerente precisa praticar a comunicação eficaz em todas as facetas de seu trabalho. Para garantir uma comunicação eficaz, um gerente deve compreender o clima e a cultura da comunicação , fatores que envolvem:
- o remetente, o destinatário e o propósito da comunicação
- o conteúdo da mensagem
- o canal (ou meio de envio de informações)
- o ambiente físico
- o tempo da comunicação
A importância desses fatores não pode ser subestimada e deve ser analisada por um gerente antes do início da comunicação. Assim como seus órgãos vitais, a comunicação é necessária para todas as atividades comerciais e, sem ela, certamente haveria fracasso.
Objetivo da aula
Depois de assistir a esta lição, você será capaz de:
- Defina a comunicação e entenda como um gerente usa a comunicação eficaz em sua organização
- Enumere as variáveis que um gerente deve considerar para garantir uma comunicação eficaz em sua organização e explique por que é tão vital que cada uma dessas considerações seja analisada com precisão