Comunicando-se com as equipes
Lembra daquele e-mail maluco sobre uma teoria da conspiração que seu tio uma vez lhe enviou? Provavelmente era muito confuso, muito longo e impreciso (para não mencionar que provavelmente era impreciso).
Isso é exatamente o oposto do que significa uma boa comunicação de equipe. A boa comunicação da equipe deve ser clara, concisa e precisa. Existem muitas maneiras pelas quais você pode se comunicar de forma clara, concisa e precisa com sua equipe. Isso inclui pessoalmente, por e-mail e até por mensagens de texto.
Nesta lição, vamos nos concentrar em usar o e-mail como exemplo, mas certifique-se de perceber que essa discussão pode se aplicar a quase qualquer método de comunicação de equipe.
Comunicação Imprópria
Aqui está um exemplo de comunicação inadequada com as equipes. Digamos que você envie um e-mail. O objetivo do e-mail é informar sua equipe sobre uma reunião importante que está chegando.
Olá a todos. Queria apenas informar a todos que haverá uma reunião de equipe na quarta-feira. É muito importante e importante para todos vocês, lembrem-se de comparecer. Rick falará primeiro por um tempo e então todos vocês podem contribuir com quaisquer ideias que possam ter. Obrigado!
Que e-mail estranho. Não é claro ou preciso e pode ser definitivamente mais compacto. Esse tipo de mensagem pode ter consequências indesejadas:
1. Algumas pessoas presumem que é Rick do escritório, quando na verdade é um orador convidado chamado Rick. Pobre escritório Rick, ele vai ficar muito confuso e surpreso.
2. Outras pessoas vão ficar confusas. Para o que eles terão que se preparar? Sobre o que é esta reunião?
3. Além disso, outras pessoas podem não conseguir comparecer à reunião, mas você não saberá até que seja tarde demais. Isso porque ninguém sabe em que quarta-feira está em questão e a que horas vai começar a reunião!
Comunicando-se da maneira certa
Então, como podemos melhorar isso? Podemos nos comunicar de maneira clara (facilmente compreensível), concisa ( direto ao ponto) e precisa (exata). Vamos reformular esse e-mail para algo melhor.
Um orador convidado, Rick, conduzirá uma reunião em 22/11/2017 às 11:00 sobre a comunicação da equipe na sala de conferências. Todos devem comparecer e estar prontos para dar exemplos de como melhorar a comunicação de nossa equipe.
Agora está claro exatamente o que está acontecendo, quem está vindo, quem se espera que compareça, onde e quando será. Também sabemos o que se espera dos membros da equipe.
O e-mail também era conciso e preciso. Há um velho ditado que basicamente diz que se eu tivesse mais tempo, criaria uma carta mais curta para você. E é verdade. Leva tempo para criar uma mensagem curta que transmita as mesmas informações de uma forma mais concisa e precisa.
A importância de ser claro, conciso e preciso na comunicação da equipe não pode ser exagerada. Isso garante que todos saibam o que está acontecendo, quando as atividades estão ocorrendo, quais são as responsabilidades de cada pessoa e o que se pode esperar de todos os envolvidos.
Resumo da lição
A boa comunicação da equipe depende de várias estratégias, e algumas delas incluem:
- Clareza : mensagens de fácil compreensão
- Concisão : mensagens compactas que entregam as mesmas informações que as mais longas
- Precisão : mensagens que são de natureza exata
Isso ajuda a garantir que todos em uma equipe saibam:
- Quem está envolvido e quem é responsável por quê
- Onde algo está acontecendo
- Quando algo está previsto para ocorrer
- Sobre o que é a comunicação da equipe ou o que é esperado