Salvar e compartilhar documentos
Nesta lição, usaremos o Microsoft Word 2016. Se estiver usando uma versão diferente, o conteúdo apresentado aqui pode ser diferente. As etapas mostradas aqui foram realizadas em um Mac e podem ser ligeiramente diferentes ao executar as mesmas etapas em um PC.
Vamos abordar as diferentes maneiras de salvar um documento e como podemos selecionar um local em nosso computador ou um local baseado na nuvem. Além disso, ao salvar documentos online, isso nos permitirá compartilhar e trabalhar em tempo real com outras pessoas sem nos preocupar com várias cópias de arquivos ou perda de informações.
Salvando um Documento
Para salvar um documento no Microsoft Word, temos duas opções, localmente ou na nuvem. Ambas as opções começam da mesma forma, vamos ao menu Arquivo e clicamos em Salvar.
 |
Salvando localmente
Salvar nosso documento no sistema local é a opção padrão. Depois de clicarmos em salvar, será solicitado o Finder ou File Explorer, e escolheremos onde salvar o arquivo.
Observe que, ao salvar localmente, podemos escolher o formato do arquivo também. Isso é feito no caso de precisarmos que nosso documento tenha alguma compatibilidade com versões mais antigas da Microsoft ou com outros programas. Além disso, esta é uma das maneiras de converter nosso documento em um arquivo PDF.
 |
Agora, só precisamos clicar em salvar, e pronto, nosso arquivo está pronto.
Salvando Online
Salvar nosso documento online é a melhor maneira de aproveitar as vantagens dos novos recursos do Microsoft Word, começando com o salvamento automático. Para salvar nosso documento online, precisamos clicar em Salvar no menu Arquivo e encontrar o botão Locais online.
 |
Isso abrirá uma nova janela onde podemos adicionar três tipos diferentes de serviços online: OneDrive, OneDrive for Business e SharePoint. OneDrive é o armazenamento e gerenciamento de arquivos pessoais baseado em nuvem da Microsoft. Podemos obter esse serviço gratuitamente com nossa conta de email da Microsoft. O OneDrive for Business é o mesmo serviço do OneDrive, mas com mais capacidade de armazenamento. Podemos acessar este se tivermos acesso a uma assinatura do Office 365. Finalmente, o SharePoint, também incluído na assinatura do Office 365, é uma plataforma de trabalho em equipe que também nos permite armazenar documentos e editar online.
 |
Se não tivermos uma conta sincronizada com o Microsoft Word, precisamos adicionar uma para salvar online. Podemos clicar em Adicionar um lugar e usar nossas credenciais. Assim que tivermos uma conta vinculada, podemos navegar pelas pastas ou criar uma nova, para finalmente selecionar onde salvar nosso arquivo.
 |
Observe que também podemos selecionar um formato de arquivo diferente ao salvar online, mas isso pode afetar algumas funcionalidades do Microsoft Word, portanto, lembre-se de sempre usar o formato de arquivo padrão.
A primeira coisa que acontece é que o Microsoft Word nos informa que o salvamento automático está ativado. Não precisamos mais nos preocupar com a perda de dados.
 |
Dessa forma, toda vez que fizermos uma alteração em nosso documento, ele começará a ser salvo. Podemos notar isso na barra superior ao lado do nome do nosso documento.
 |
Compartilhando Documentos
Existem algumas maneiras de compartilhar documentos para colaborar com outras pessoas. Algumas dessas formas são mais tediosas, mas funcionam, outras são fáceis e muito legais de tentar.
Compartilhamento Padrão
A primeira e mais conhecida forma de compartilhamento é quando salvamos nosso arquivo localmente em nosso computador e o enviamos por algum meio para um colega, amigo, colega de trabalho, etc. Este meio pode ser e-mail, uma unidade USB, mídia social . Se vamos usar este método, precisamos ativar o modo de rastreamento no Word. Dessa forma, podemos identificar facilmente as diferentes mudanças feitas por outras pessoas:
 |
 |
Compartilhamento em tempo real
A outra maneira de compartilhar documentos é em tempo real. Dessa forma, as pessoas não terão uma cópia do documento, mas sim um link para acessar a versão online do documento, permitindo que você e outras pessoas editem o documento ao mesmo tempo. A maneira de fazer isso é encontrar a opção Compartilhar no menu superior direito, aqui vamos encontrar diferentes opções de compartilhamento:
 |
 |
Alguém
Isso permitirá que qualquer pessoa com o link para o documento leia e edite. Não precisamos usar endereços de e-mail específicos, podemos apenas compartilhar o link.
Pessoas em sua organização
Esta é uma opção disponível apenas quando nossa assinatura do Office 365 está dentro de uma organização. Isso tornará o documento acessível a pessoas com o mesmo domínio de e-mail que você.
Pessoas com acesso existente
Esta opção restringe as permissões de compartilhamento e permite que apenas as pessoas que já tenham acesso ao documento trabalhem nele.
Pessoas especificas
Esta opção refere-se a dar permissão de edição apenas às pessoas que você adicionar. Essas pessoas precisam se inscrever para editar o documento. Dessa forma, podemos proteger melhor nossas informações.
Colaboração
Depois de compartilhar o documento, as pessoas podem começar a editá-lo. Notaremos que isso está acontecendo porque o Microsoft Word mostrará cursores de cores diferentes com as pessoas que estão no documento. Também podemos manter a opção Controlar alterações ativada para obter uma visão melhor do que outras pessoas estão fazendo no documento.
 |
Resumo da lição
O Microsoft Word nos permitirá salvar documentos de várias maneiras e formatos. Podemos escolher salvar um arquivo localmente em nosso computador ou salvar um arquivo em um serviço baseado em nuvem como OneDrive ou SharePoint. O uso desses serviços oferece vários recursos de colaboração que podem tornar a edição em tempo real mais fácil. Usando um serviço online baseado em nuvem, também ativa o recurso AutoSave no Microsoft Word, evitando a perda de dados.
Ao compartilhar um documento, podemos rastrear as alterações feitas por outras pessoas. O Microsoft Word tornará as alterações vermelhas para facilitar o rastreamento do que foi feito com o documento. Se compartilharmos o documento diretamente, usando as opções do Microsoft Word, ele será compartilhado através dos sistemas baseados em nuvem, permitindo que outras pessoas trabalhem diretamente na mesma versão do documento. Isso não apenas rastreará as alterações, mas permitirá a colaboração em tempo real no mesmo documento, representando outras pessoas com cursores de cores diferentes.