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Como realizar uma reunião proposital

Condução de uma reunião proposital

Todos nós estivemos em reuniões desorganizadas, com pouca direção que foram suspensas sem planos de ação. Essas reuniões são frustrantes para os facilitadores e os participantes. Nesta lição, discutiremos como conduzir uma reunião com propósito . Uma reunião proposital é aquela em que todos os participantes vêm preparados, permanecem engajados e saem com um plano de ação.

Nesta lição, discutiremos algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo para se preparar. Em seguida, revisaremos algumas ferramentas e dicas específicas que o ajudarão a aproveitar ao máximo sua próxima reunião.

Preparação

A chave para o sucesso de uma reunião é a preparação. As perguntas iniciais que você deseja responder para se preparar são:

  • Qual é o objetivo ou meta final?
  • Quem está participando?
  • O que você quer que os participantes levem?

Depois de responder a essas perguntas, você pode criar uma agenda , que servirá como um documento orientador para você e sua equipe saberem do que se trata a reunião, quais partes estarão presentes e o objetivo final da reunião. Fornecer esses detalhes com antecedência permitirá que os participantes cheguem preparados. Uma agenda bem escrita permitirá que os participantes entendam o que será discutido antes de comparecer à reunião e a utilizem como um guia durante a reunião.

Agora é hora de escolher a melhor hora e data. Geralmente, há momentos em que você deve evitar realizar reuniões. Esses horários incluem segunda-feira de manhã, sexta-feira à tarde e qualquer dia após as 16h. Esses são os momentos em que os membros da equipe provavelmente se distrairão com a preparação para a semana seguinte ou com planos pessoais após o trabalho. Você também deve considerar o que os membros da sua equipe agendaram. Se houver outro grande projeto em andamento, você pode querer esperar até que essas reuniões tenham diminuído (se possível).

Minimizando distrações

Ao comunicar ou convidar membros da equipe, você pode solicitar que os participantes tragam apenas um bloco de notas e uma caneta para ajudar a reduzir as distrações. No entanto, se você não se sentir confortável para fazer essa solicitação, você também pode fornecer materiais aos participantes para ajudá-los a se manterem atentos ao tópico em questão.

Conforme discutido, solicite que sua equipe analise todos os materiais fornecidos com antecedência e venha preparada para fazer perguntas. Isso não apenas ajudará a minimizar as distrações durante a reunião, mas também reduzirá o tempo necessário para manter sua equipe atualizada. Certifique-se de fornecer os itens da apresentação para sua equipe em tempo adequado para que eles revisem o material. No entanto, como você deseja que as informações estejam frescas na mente de sua equipe, certifique-se de enviar os materiais no máximo uma semana antes da reunião.

Arrumando a Sala

É importante saber que a tecnologia que você planeja usar estará operando corretamente. Se você estiver usando uma nova sala de conferências ou um novo computador ou projetor para apresentar um PowerPoint, convém se conectar e praticar a apresentação do PowerPoint pelo menos um dia antes da reunião. Se possível, chegue 10 a 15 minutos mais cedo para preparar sua apresentação e a sala de sua preferência.

Entenda sua função

Por fim, compreender sua função como facilitador é o fator mais crítico na condução de uma reunião significativa e eficaz. Você é o facilitador, portanto, deve conduzir a conversa. Se a discussão desviar do tópico em questão, você deve redirecionar educadamente a conversa. Você deve fazer planos adequados com antecedência, comunicar quaisquer atualizações e tornar o ambiente propício para que o objetivo da reunião seja alcançado.

Resumo da lição

Os aspectos essenciais da realização de uma reunião proposital incluem:

  • Preparando-se adequadamente
  • Fornecendo uma agenda para seus participantes
  • Selecionando a melhor hora e data
  • Minimizando as distrações na sala
  • Configurando a sala de reunião com antecedência

Essas dicas ajudarão seu público a se envolver com o conteúdo, permanecer envolvido e sair com um plano de ação claro. Ao incorporar essas dicas em suas reuniões futuras, você notará como elas se tornam muito mais eficientes e eficazes.