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Como ler e interpretar redação comercial

Estritamente negócios

É segunda-feira de manhã. Você se senta em sua mesa e tem 50 e-mails não lidos que precisa resolver. Além disso, há minutos de uma reunião que você perdeu na sexta-feira que precisam ser revisados. E a equipe que você gerencia acaba de terminar um relatório de 100 páginas sobre o lançamento de seu novo produto, sobre o qual você precisa dar feedback.

Em muitos ambientes de trabalho hoje, somos inundados por redação comercial , o termo amplo dado a qualquer comunicação escrita que existe principalmente em um ambiente de trabalho. A redação comercial pode se referir a um e-mail de uma frase resumido em resposta a uma pergunta ou a um relatório formal em grande escala, ou qualquer coisa intermediária.

Portanto, quando você se senta em sua mesa na manhã de segunda-feira e tenta se aprofundar na comunicação escrita, algumas habilidades de leitura crítica podem ajudá-lo a navegar com muito mais eficácia. Portanto, você deve se perguntar algumas perguntas.

Qual é o objetivo do escritor?

Toda escrita, mas especialmente a escrita de negócios, deve ter um propósito . Simplificando, por que existe? É um e-mail curto pedindo para você responder a uma pergunta direta? Ele está tentando convencê-lo a comprar algo? Ele está informando sobre alguma informação importante que você perdeu?

Uma boa redação comercial deixará claro o propósito do escritor. Mas mesmo que a escrita não seja boa, existem algumas maneiras de dizer qual é o propósito. Considere o gênero ou tipo de escrita. Se alguém lhe enviou um currículo, por exemplo, provavelmente está tentando convencê-lo a dar-lhe um emprego. Da mesma forma, o relatório de um empreiteiro que está fazendo uma proposta para um novo projeto está tentando convencê-lo de que ele é o melhor para o trabalho.

Formas mais informais, como e-mails e memorandos, têm menos probabilidade de tentar convencê-lo de algo. É mais provável que eles forneçam informações gerais, como a ata da reunião que você perdeu, ou façam uma pergunta direta que precise de uma resposta.

Qual é o seu objetivo ao lê-lo?

A próxima pergunta após o propósito do escritor é o seu propósito na leitura. Se você receber um currículo não solicitado quando não está contratando, ou um e-mail de spam tentando lhe vender móveis de escritório novos, eles provavelmente irão para a lata de lixo sem que você os dê uma olhada. Então, entre os escritos que merecem sua atenção, por que merecem?

Ao tentar contratar um novo funcionário ou encontrar um terceirizado externo, você provavelmente está diante de dezenas ou centenas de currículos ou licitações de contratos. É uma perda de tempo passar por todos eles com um pente fino. Especialmente nos estágios iniciais, é melhor procurar informações vitais. A contratação em potencial possui as qualificações exigidas? O empreiteiro está abaixo do seu orçamento? Qualquer coisa que não atenda a esses requisitos pode ser eliminada e, então, você pode ler e considerar cuidadosamente os argumentos persuasivos apresentados pelos demais.

O que você faz em seguida?

Esta última pergunta é exclusiva da redação comercial. A escrita de negócios é uma forma muito funcional: existe para fazer as coisas. Portanto, você deve se perguntar: o que você deve fazer após a leitura? Se o seu chefe está fazendo uma pergunta para a qual você não tem resposta, você precisa pesquisar um pouco para encontrá-la. Se você leu dez currículos muito convincentes e persuasivos, precisa decidir quem realmente é chamado para a entrevista.

Da melhor maneira que puder, tenha esse objetivo final em mente antes mesmo de começar a ler. Isso o ajudará a determinar quais e-mails responder agora e quais salvar para depois. E o ajudará a determinar quando ler as coisas com atenção e quando folhear.

Resumo da lição

Escrita comercial refere-se a qualquer tipo de escrita existente em um ambiente de trabalho. Inclui gêneros como memorandos, e-mails, currículos e relatórios. Para ler e entender a redação comercial de maneira eficaz, é bom começar perguntando qual era o propósito do redator ao redigir o documento. Em seguida, pergunte a si mesmo por que está lendo. E, finalmente, pergunte o que você precisa fazer depois de lê-lo.