O que é um gráfico de Gantt?
Você fica sobrecarregado com grandes projetos? Você gostaria de ter uma maneira de acompanhar como o projeto está indo? Bem, você tem uma maneira de fazer exatamente isso! É chamado de gráfico de Gantt e é muito fácil criar um no Word.
O gráfico de Gantt fornece uma estrutura para dividir um grande projeto em seções gerenciáveis que permite ao gerente de projeto ver o status do trabalho à medida que é concluído. Seu nome vem de seu criador nos anos 1900, Henry Gantt. O gráfico de Gantt mostra as atividades específicas para o projeto, o ponto no processo em que cada atividade deve iniciar, o período de tempo alocado para cada atividade e qualquer sobreposição de atividades que levem ao final do projeto.
Gráfico de Gantt: passo a passo
Vamos acompanhar o processo passo a passo. A primeira etapa na criação de um gráfico de Gantt é planejar o projeto. Antes de começar, você precisa saber quantas atividades estão envolvidas e qual é a data de vencimento prevista.
Você usará um gráfico de Gantt para gerenciar seu processo de redação de um relatório de negócios. Seu prazo é para enviar em 7 dias, então você vai querer dividir o projeto para trabalhar um pouco a cada dia. Você precisará de 8 colunas (uma coluna para cada dia e uma coluna para um rótulo). Você divide o projeto em 9 segmentos ou atividades, portanto, precisará de 10 linhas (uma linha para cada atividade e uma linha para o rótulo).
Aqui está o processo passo a passo:
- Abra o aplicativo Microsoft Word.
- Na guia ‘Inserir’, clique no ícone ‘Tabela’ e escolha ‘Inserir Tabela’. Digite ‘8’ na caixa de texto do número de colunas e ’10’ na caixa de texto do número de linhas. Clique em OK.
- Preencha a linha superior com os segmentos de tempo (deixe o da extrema esquerda em branco): Dia 1, Dia 2, Dia 3, etc.
- Preencha a primeira coluna com os segmentos de atividade: Tipo de relatório, Coletar dados, Organizar, etc. Você pode ver na imagem os segmentos de atividade que usei.
Agora você pode começar a preencher os blocos de tempo com o tempo esperado para concluir essa atividade. Para o seu gráfico, você determina o tipo de relatório de que precisa no Dia 1, então bloqueia a cor da célula que cruza no Dia 1 e no Tipo de relatório. Adicione o bloco de cor colocando o cursor na célula que deseja colorir. Na faixa Home, grupo Parágrafo, selecione a lista suspensa ‘Sombreamento’ – ela tem o ícone de uma lata de tinta – e escolha uma cor.
Continue adicionando blocos de cores de acordo com quanto tempo você pode precisar para completar cada atividade. Você quer dar muito tempo. Que tal: 2 dias para coletar os dados, 2 dias para organizar os dados, 2 dias para escrever um rascunho, 2 dias para escrever o sumário executivo, um dia para criar quaisquer gráficos ou tabelas, 2 dias para revisar, o que deixa você 2 dias para revisar novamente e enviar o relatório.
Uma aparência profissional
Você completou seu Gráfico de Gantt. Observe que há algumas sobreposições, o que é típico no gerenciamento de projetos. Infelizmente, isso não parece muito profissional, mas você pode adicionar algumas mudanças para animar um pouco.
Primeiro, negrito e aumente o tamanho dos cabeçalhos das colunas e linhas. Selecione (destaque) a primeira coluna. Na faixa inicial, grupo Fonte, selecione ‘B’ e clique no botão ‘Aumentar tamanho da fonte’. Observe que o botão ‘Aumentar tamanho da fonte’ não está disponível nas versões do Word anteriores a 2013. Para alterar o tamanho da fonte em versões anteriores, você precisará selecionar um novo tamanho de fonte na lista de fontes. 14 ou 16 devem funcionar perfeitamente.
Agora elimine as bordas das células (as linhas que separam cada bloco). Selecione a mesa. Use a ferramenta de seleção no canto superior esquerdo da tabela. Na faixa inicial, grupo Parágrafo, selecione a lista suspensa ‘Borda’ e escolha ‘Sem Borda’.
Você também pode usar uma cor diferente para indicar um segmento que foi concluído. Você pode pegar essa estrutura de gráfico de Gantt e fazer alterações nela para vários projetos. Por exemplo, se você quiser concluir o projeto em um dia, poderá alterar os incrementos de tempo para horas ou até minutos. Vê como é fácil?
Resumo da lição
Um gráfico de Gantt é uma maneira de controlar grandes projetos, separando o projeto em pequenas seções ou atividades gerenciáveis. Você pode usar a ferramenta de tabela do Word para criar um gráfico de Gantt. Usando a ferramenta de tabela, criamos uma tabela com o número de linhas + 1 para as atividades e o número de colunas + 1 para os incrementos de tempo. Digitamos os incrementos de tempo na linha superior e as atividades na coluna esquerda.
Usando a ferramenta de sombreamento, aprendemos a adicionar cor às células que representam a quantidade esperada de tempo necessária para realizar cada atividade. Em seguida, aprendemos como tornar o gráfico de Gantt mais profissional adicionando negrito, aumentando o tamanho da fonte e eliminando as linhas que separam as células. Então, vimos como podemos acompanhar a conclusão do projeto alterando a cor inicial das células.