O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento do tempo é normalmente o processo de tentar controlar a quantidade de tempo gasto nas muitas atividades que você conclui a cada dia. Idealmente, ao limitar a quantidade de tempo gasto em cada tarefa, você poderá concluir mais coisas e se sentir melhor. Infelizmente, essa teoria raramente funciona, mas exploraremos outras dicas que podem ajudá-lo a se sentir melhor no final do dia.
Problemas com dicas típicas de gerenciamento de tempo
Se você já experimentou outros sistemas de gerenciamento de tempo, provavelmente já experimentou as frustrações que vêm junto com as interrupções intermináveis e a sensação constante de estar para trás sem nenhuma maneira de ser pego. Programas comuns de gerenciamento de tempo farão com que você se empacote em muitas atividades usando planilhas ou outras tecnologias para ajustar mais coisas em seu dia atarefado. O que realmente acontece é que uma interrupção atrasa toda a programação. O resultado é que você descobre que quanto mais você tenta se encaixar, mais você não tem a chance de concluir e realmente se sente pior porque há tantas coisas deixadas por fazer.
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Gerenciamento de tempo realista
O objetivo de um plano de gerenciamento em tempo real é se sentir bem e saber que alcançou algum nível de sucesso com o tempo de que dispõe. Você não consegue ajustar a quantidade de tempo de que dispõe, então só precisa sentir que está usando o tempo com sabedoria.
No início de cada dia, reserve um tempo para descobrir o que um dia de sucesso significa para você. Priorize as coisas que deseja realizar e escolha apenas algumas coisas que possam ser feitas de forma realista durante o dia. Você DEVE reservar algum tempo para interrupções, emergências e outras coisas que possam ocorrer. Se você tem um dia em que as coisas estão calmas, então existem itens opcionais em sua lista que podem ser resolvidos.
Agora que você tem sua pequena lista de atividades obrigatórias, anote os horários de início e término de cada uma. Se possível, feche a porta, coloque um sinal de «não perturbe» ou algo para que os outros saibam que você não pode se comunicar com eles a menos que seja uma emergência. Resista à tentação de atender o telefone ou ler os e-mails só porque ouviu dizer que uma nova mensagem chegou.
Antes de cada uma de suas atividades Deve-Concluir, pare um momento para pensar sobre como será o sucesso quando a tarefa for concluída, para que você saiba o resultado esperado antes de começar. Se necessário, planeje quais etapas precisam ser executadas para concluir a tarefa com mais eficiência. Se houver outras pessoas envolvidas, tente coordenar com elas com antecedência para que estejam disponíveis quando forem necessárias. Quando a tarefa for concluída, compare sua visão de sucesso com o resultado real. Anote se havia algo que poderia ter sido feito melhor, ou com mais eficiência, para que você tenha na próxima vez.
Lembre-se de que o sucesso está relacionado apenas à nossa própria definição, e como nos sentimos sobre a gestão do tempo está diretamente relacionado à nossa visão de sucesso. É possível concluir algumas tarefas importantes em um dia e ainda ter tempo para outras coisas que surgiram inesperadamente. Quem sabe pode ser o aniversário ou a aposentadoria de alguém. Você se sentiria muito melhor fazendo uma pausa para comemorar um momento especial com essa pessoa se não tivesse toda a sua agenda ocupada com muitas tarefas menores.
Delegação
Delegação é o processo de transferência de autoridade para completar uma tarefa para outra pessoa. Se você tem pessoas trabalhando para você ou mesmo com você, pode ser possível fazer com que outras pessoas concluam algumas das tarefas que você tem em sua lista. Delegar não é o mesmo que se livrar de sua responsabilidade. A pessoa que delega o trabalho ainda é responsável por sua conclusão e precisa fazer o acompanhamento para garantir que a tarefa foi concluída corretamente.
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A delegação adequada de tarefas a indivíduos capazes de concluir as atividades é uma habilidade essencial para os gerentes. Os gerentes que foram capazes de treinar adequadamente seus subordinados descobrem que são capazes de concentrar sua atenção em tarefas maiores e realizar mais tarefas.
Avaliação de fim de dia
No final de cada dia, reserve alguns minutos para relembrar suas realizações e as coisas que você conseguiu riscar de sua lista de tarefas. Com essas tarefas eliminadas, olhe para o dia seguinte e veja quais são suas novas prioridades. Planejá-los com antecedência pode ajudá-lo a ser mais eficiente em suas atividades no dia seguinte. Lembre-se de recompensar a si mesmo de vez em quando por ser capaz de ter sucesso nas áreas que você achou mais importantes!
Resumo da lição
Os programas tradicionais de gerenciamento de tempo podem tentar fazer com que você use a tecnologia para preencher cada momento do seu dia com uma tarefa que precisa ser concluída. Na realidade, você nunca pode dizer o que vai acontecer ou quanto tempo as coisas realmente levarão. Priorizar sua lista e programar apenas as coisas mais importantes pode garantir que seu tempo seja usado com sabedoria, ao mesmo tempo que lhe dá a flexibilidade para lidar com outras questões que surgem durante o dia.
Quando você tiver que trabalhar em tarefas importantes, feche sua porta ou coloque uma placa de não perturbe para que você possa se concentrar em seu trabalho. Se possível, não atenda o telefone nem responda a e-mails durante esse período. Delegação é a capacidade de transferir a autoridade para concluir uma tarefa para outro indivíduo. A pessoa que delega ainda é responsável pela tarefa que está sendo realizada, mas o tempo necessário para acompanhar o andamento deve ser muito menor do que fazer o trabalho você mesmo.
O sucesso é um estado de espírito e você pode ter sucesso se seguir estas dicas realistas de gerenciamento de tempo!