Tempo Nunca Suficiente
A grande figura histórica Ben Franklin fez um grande comentário sobre o tempo. Ele disse: ‘Você pode demorar, mas o tempo não.’ O que o velho Ben estava realmente dizendo é que você não precisa chegar na hora, mas o relógio continua correndo porque o tempo não para.
Os gerentes têm que lidar com a questão do tempo diariamente (se não de hora em hora, se você me perdoa a piada realmente ruim). Quando têm uma tarefa que precisam realizar ou, mais especificamente, um grande projeto com o qual precisam trabalhar, geralmente são limitados por algum tipo de período de tempo. Raramente, ou nunca, você ouvirá um chefe dizer ‘Aqui está um projeto e termine-o sempre que puder’. Ao contrário, tudo no mundo dos negócios é limitado pelo tempo, e garantir que um projeto seja concluído no prazo recai sobre os ombros do gerente ao qual o projeto foi atribuído.
PERT
Felizmente, temos uma resposta, e essa resposta é a análise PERT , que significa ‘Técnica de avaliação e revisão do programa’. Essa é uma ferramenta para estimar o tempo que levará para concluir um projeto, estimando o tempo que cada parte levará para ser concluída e, em seguida, somando todas as partes. Depois de somarmos todas as partes, saberemos (aproximadamente) quanto tempo levará todo o projeto.
Antes que um PERT possa ser usado, primeiro temos que determinar as tarefas que serão atribuídas a um projeto específico. Para nosso exemplo, digamos que queremos cultivar um jardim. Assim, as tarefas que poderiam ser atribuídas, entre outras, seriam:
- Determine onde queremos que o jardim fique
- Determine de que materiais precisaremos para limpar o terreno para o jardim
- Obtenha os materiais para limpar o terreno para o jardim
- Determine o que queremos plantar no jardim
- Pegue os materiais para plantar os itens que queremos no jardim
- Limpe a área
- Plante os itens
- Regue-os e observe-os crescer
- Colha-os quando estiverem maduros
Agora que temos tarefas, precisamos determinar quanto tempo cada tarefa levará. É aqui que o PERT entra em jogo. Acredite ou não, existe uma fórmula real que podemos usar para estimar o tempo necessário. É importante entender que disse estimar o tempo necessário. O único ponto fraco do PERT é que todo o tempo associado a uma tarefa é estimado. Assim, quanto mais experiência você tiver com um determinado tipo de obra ou projeto, melhores serão suas estimativas. É por isso que os gerentes de projeto (pessoas treinadas e habilitadas para gerenciar projetos) são tão valiosos – porque normalmente trabalham no mesmo tipo de projeto continuamente e desenvolvem um bom senso de quanto tempo cada tarefa deve levar.
Tipos de Tempo
Ok, hora de um pouco de matemática. Não muito, veja bem, e na verdade, a fórmula é muito simples, mas esta é a fórmula que os gerentes de projeto usarão quando estiverem estimando o tempo usando uma análise PERT. Os componentes são:
- Tempo otimista (O) : O tempo mínimo possível necessário para realizar uma tarefa, assumindo que tudo corra melhor do que o normalmente esperado.
- Tempo pessimista (P) : O tempo máximo possível necessário para realizar uma tarefa, assumindo que tudo dê errado (mas excluindo grandes catástrofes).
- Tempo mais provável (M) : a melhor estimativa do tempo necessário para realizar uma tarefa, assumindo que tudo prossiga normalmente.
- Tempo esperado (TE) : A melhor estimativa do tempo necessário para realizar uma tarefa, levando em consideração o fato de que as coisas nem sempre ocorrem normalmente.
Depois de fazer tudo isso, simplesmente inserimos o tempo na fórmula abaixo e pronto, temos nosso tempo estimado para a tarefa!
TE = (O + 4M + P) ÷ 6
Ok, de volta ao nosso exemplo de jardim. Nossa análise de período PERT para a primeira etapa (determinar onde o jardim poderia estar) poderia ser algo assim:
Tempo otimista: 1 hora
Tempo pessimista: 3 horas
Tempo mais provável: 2 horas
Assim, nossa fórmula se parece com:
1 + (4 * 2) + 3 = 12
12/6 = 2 horas
Olhando nosso exemplo, podemos ver como isso faz sentido. Nosso tempo otimista é de uma hora, e nosso tempo pessimista é de três horas, e duas estão bem no meio. Agora, nem sempre funciona de forma limpa, como no próximo exemplo mostraremos.
Vejamos como limpar a área deste projeto:
Tempo otimista: 5 horas
Tempo pessimista: 12 horas
Tempo mais provável: 7 horas
Assim, nosso exemplo se parece com isto:
5 + (4 * 7) + 12 = 45
45/6 = 7,5 horas
Agora, se olharmos para cada tarefa, fazermos a fórmula PERT para cada uma e, em seguida, somarmos todas as respostas, obteremos respostas que nos dirão quanto tempo levará para fazer todo o projeto. Muito simples, certo? Ah, mas não tão rápido. E se o número que obtivermos for maior do que o tempo que nosso gerente nos deu para realizar o projeto inteiro? Isso pode acontecer e acontece. Quando isso acontece, existem apenas algumas opções que você tem:
- Veja quais tarefas você pode encurtar para economizar tempo
- Adicione mão de obra a uma tarefa (ou equipamento) para fazê-la mais rápido
- Remova etapas ou tarefas inteiras se não forem críticas
- Diga ao seu chefe que você não pode fazer isso nesse prazo
Os gerentes de projeto lidam com isso todos os dias de suas vidas e são indivíduos especiais para serem capazes de gerenciar tudo isso para concluir os projetos no prazo.
Resumo da lição
Tempo é dinheiro e dinheiro é tempo. Isso faz parte dos negócios desde que alguém se lembra. Portanto, é importante usar uma ferramenta como a análise PERT para dividir as tarefas de um projeto e quanto tempo cada tarefa levará. Como muitos projetos dependem de prazos, um programa como este é vital no mundo dos negócios.
Lembre-se, primeiro você tem que identificar as tarefas, então você tem que usar a fórmula que discutimos ( TE = (O + 4M + P) ÷ 6 ) para determinar qual poderia ser o tempo para cada tarefa, identificando os diferentes tipos de tempo envolvidos . Feito isso, somamos todos eles e vemos se o prazo funciona e, se não, começamos a tentar descobrir o que podemos fazer para concluir o projeto no prazo.
Lembre-se do velho Ben Franklin: ‘Você pode atrasar, mas o tempo não.’
Resultados de Aprendizagem
Depois de assistir a este vídeo, você será capaz de:
- Explique o que é uma análise PERT
- Defina os tipos de tempo usados em uma análise PERT
- Aplique os tipos de tempo a uma fórmula