Definição de Gestão de Processos
O gerenciamento de processos é uma abordagem de gerenciamento que vê as atividades de uma organização como um conjunto de processos realizados para promover os objetivos organizacionais. Um gerente que usa essa técnica tenta projetar processos organizacionais – atividades – que enfatizam a qualidade e o desempenho.
Estrutura Conceitual
Definido pelo processo
Vamos começar definindo o que é um processo . Um processo é basicamente um conjunto de ações que você executa em uma ordem definida para atingir uma meta. Todas as atividades de negócios podem ser vistas como um processo sob esta definição. Por exemplo, digamos que você administre uma padaria. Fazer um bolo é um processo.
Processo de desenvolvimento
Você também deve observar que, embora existam muitas maneiras diferentes de fazer algo, algumas maneiras são melhores do que outras. Se estiver fazendo um bolo, geralmente é melhor adicionar todos os ingredientes secos em uma tigela e depois misturar todos os ingredientes úmidos em outra tigela. Em seguida, você combina os ingredientes secos misturados com os ingredientes úmidos em uma tigela e os mistura todos para fazer a massa. Este é o processo ideal para fazer uma massa de bolo. No entanto, você certamente pode misturar todos os ingredientes em uma tigela e o processo ainda funcionará e você terá um bolo. Por outro lado, às vezes um processo é muito falho para funcionar, como assar os ingredientes úmidos e secos de nosso bolo em diferentes formas.
Documentação do Processo
Os processos são normalmente documentados para que haja consistência na aplicação. Documentar um processo é simplesmente explicar o processo por escrito ou algum outro meio, como um vídeo demonstrando o processo. Um exemplo simples de documentação de processo é uma receita em um livro de receitas.
Monitoramento de Processo
Os gerentes monitoram continuamente o processo e suas saídas. Eles então medirão o processo e os resultados em relação a um padrão predeterminado chamado benchmark . Você deseja ter certeza de que o processo está produzindo de acordo com os padrões organizacionais. Por exemplo, uma caixa de cereal produzida por uma empresa deve conter 12,5 onças do produto, que é a linha de base estabelecida pela empresa. Cada caixa de cereal que sai da linha de produção deve conter 12,5 onças do produto se o processo estiver funcionando corretamente.
Analisando e melhorando o processo
O gerenciamento de processos busca melhorar continuamente os processos organizacionais por meio da análise de processos , que é onde você divide um processo em suas etapas distintas e as entradas e saídas relacionadas a cada etapa para ver se alguma mudança nas etapas pode levar a melhorias no processo.
Voltando ao nosso exemplo de padaria, precisamos analisar nosso processo de massa de bolo para ver se ele é realmente ideal e, se não for, o que podemos fazer para melhorá-lo. Primeiro, examinamos a receita para dividir o processo em etapas de componentes. Então, podemos usar diferentes ferramentas para medir o processo e sua saída. Podemos verificar a consistência da massa, a temperatura da massa, o tempo de mistura e cozimento necessário e a umidade do bolo produzida pela massa.
Se podemos melhorar o processo, nós o modificamos para melhorar o desempenho e a qualidade. Este processo pode ser realizado de maneira científica com medições, testes e modelos de computador precisos para testar a eficiência. Por outro lado, podemos apenas usar tentativa e erro.
Voltando ao nosso exemplo de bolo, talvez devêssemos derreter nossa manteiga antes de misturá-la com os outros ingredientes e peneirar nossa farinha e outros ingredientes secos antes de misturá-los com os ingredientes úmidos. Também podemos testar para ver se a mistura manual ou elétrica produz uma massa melhor. Também podemos experimentar ingredientes de diferentes qualidades e custos para fazer a massa. Faremos bolos com esses processos alternativos e os compararemos com nosso bolo original, que é nossa linha de base atual. O objetivo é melhorar o processo. Se tivermos feito nosso trabalho direito, podemos ter melhorado o desempenho de nossa produção de bolos, bem como a qualidade de nossos bolos.
Aplicação do pensamento de processo à gestão
Agora, vamos dar um passo adiante e ser um pouco mais técnico. Uma organização pode ser vista como um grupo de processos trabalhando em uma hierarquia que produz bens e serviços. Você pode pensar em todas as funções organizacionais, como projeto de engenharia, produção, marketing, vendas e distribuição, como processos realizados para atender aos objetivos da organização, como atender às necessidades e requisitos de seus clientes ou clientes. Em outras palavras, um processo do ponto de vista organizacional são as etapas que uma organização e seus membros executam que transforma entradas, como o trabalho dos funcionários e o uso de materiais e máquinas, em saídas, como produtos e serviços.
Agora, vamos pegar os princípios gerais que discutimos ao longo da lição e resumi-los a alguns elementos essenciais do gerenciamento de processos.
- Você deve compreender o pensamento de processamento.
- Você precisa identificar o que seus clientes ou clientes precisam de sua organização e como sua organização pode atender a essas necessidades e requisitos.
- Você precisa estabelecer uma linha de base para comparar seus processos e as ferramentas que usará para medir os processos. Lembre-se de que uma linha de base é uma base de comparação.
- Você precisa analisar e melhorar os processos quando possível para criar o melhor desempenho e qualidade.
- Você também precisa entender como usar abordagens contínuas e graduais para a melhoria de processos, bem como uma abordagem rápida quando necessário. Por exemplo, uma falha fatal de projeto em uma nova máquina de produção exige uma abordagem rápida, enquanto ajustar a qualidade de um protótipo de perfume pode exigir uma abordagem mais gradual e matizada.
Resumo da lição
O gerenciamento de processos é uma abordagem de gerenciamento que vê uma organização e suas atividades como um conjunto de processos. Uma coisa importante para entender isso é saber o que queremos dizer com processo . É basicamente um conjunto de ações que você executa em uma ordem definida para atingir uma meta. Um gerente ou teórico voltado para o gerenciamento de processos iria encontrar uma organização ou empresa como um grupo de processos trabalhando juntos para criar um produto ou serviço.
Uma organização usa várias entradas, como mão de obra, equipamento e materiais, para criar saídas que satisfaçam as necessidades e requisitos do cliente. O objetivo do gerenciamento de processos é identificar os processos e melhorá-los para criar a melhor qualidade e desempenho possíveis por meio de um processo contínuo de design, avaliação e melhoria.
Isso é feito por meio da análise de processo, onde você divide um processo em suas etapas distintas e as entradas e saídas relacionadas a cada etapa para ver se alguma mudança nas etapas pode levar a melhorias no processo. Quando um problema é descoberto, é quando a análise e a melhoria realmente entram em ação. Em última análise, trata-se de atingir o benchmark de uma empresa , que é um padrão predeterminado geralmente dado pelos gerentes aos funcionários.