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A importância do acompanhamento de mensagens

Acompanhamento de mensagem

Criar e entregar uma mensagem é metade da batalha. A maior parte da comunicação empresarial é produzida para receber uma resposta, seja um pedido de compra, comentário, informação ou feedback. Depois de enviar uma mensagem inicial, é fundamental enviar frequentemente uma mensagem de acompanhamento para obter a resposta necessária. Esta lição aborda a importância do acompanhamento da mensagem e as etapas usadas para implementar a resposta. Sem o acompanhamento de uma comunicação empresarial, o indivíduo corre o risco de perder uma venda, relacionamento ou até mesmo um cliente.

Há mais de duas semanas, você concluiu meticulosamente uma proposta espetacular de negócio para sua empresa e ainda não recebeu uma resposta do cliente. O que você faz? Existe uma maneira de instigar uma resposta por meio do acompanhamento da mensagem , que é o ato de entrar em contato novamente com uma pessoa por e-mail, fax, texto, etc., na esperança de obter uma resposta positiva? Bobby é o gerente de uma empresa de paisagismo. Ele acaba de enviar uma proposta de vendas a um novo cliente em potencial de mais de $ 50.000. Ele não ouviu uma decisão sobre o novo paisagismo e está ficando preocupado. Aqui estão algumas idéias que Bobby pode usar para tentar obter sua resposta.

Formas de Acompanhamento nos Negócios

Bobby cometeu alguns erros iniciais ao enviar a mensagem original. As comunicações comerciais devem ter menções específicas sobre o quê e quando uma decisão ou informação é necessária. Vamos dar uma olhada em outras sugestões para Bobby e como ele poderia ter estabelecido uma chance melhor de uma resposta e, portanto, de uma venda.

Requisitos de resposta de menção

É fundamental comunicar a resposta desejada na comunicação inicial. Por exemplo, Bobby queria saber se os planos da proposta, o preço e o tempo de instalação eram aceitáveis ​​até o final do mês. Bobby deveria ter adicionado essa informação específica na proposta de e-mail. ‘Beautiful Scenery gostaria de ouvir qualquer feedback ou alterações na proposta até 15/03/16.’ Isso daria a Bobby outro motivo para entrar em contato com seu novo cliente se a data se aproximar.

Facilite a resposta

Bobby criou uma mensagem que permitiu ao cliente responder facilmente. Ele pediu aprovação por e-mail e também incluiu seu telefone celular particular para responder a quaisquer perguntas. Se a mensagem solicitar vários detalhes que possam complicar a resposta, é melhor tentar agendar uma reunião por telefone ou pessoalmente para uma discussão mais aprofundada.

Obter uma resposta apelando às prioridades do leitor

É importante que o receptor da mensagem sinta algum tipo de urgência para responder. Isso pode ser implementado adicionando um prazo ou uma data de expiração ao e-mail. Por exemplo, Bobby poderia colocar em seu e-mail, ‘se não recebermos uma resposta até 15/03/16, então o aumento de preço que virá da sede em abril nos fará ter que aumentar o preço da proposta geral’.

Permaneça educado, mas persistente

Ao acompanhar uma mensagem, é importante ser educado. Bobby não gostaria de enviar uma mensagem de acompanhamento com ‘Sei que você está ignorando minhas mensagens’. Isso provocaria uma resposta negativa. Uma mensagem de acompanhamento melhor conteria: ‘Sei que você está muito ocupado, mas espero que ainda esteja interessado na proposta que enviamos.’ Além disso, a etiqueta geral de negócios é permitir sete dias para uma resposta. Bobby não iria querer importunar o cliente dois dias depois por uma resposta, pois isso pareceria pouco profissional e irritante.

Considere o uso de outro meio

Se a primeira mensagem não estiver gerando uma resposta, uma mensagem de acompanhamento pode ser gerada por outro meio. Por exemplo, se a mensagem inicial de Bobby foi enviada por e-mail, ele poderia ligar para o cliente após o período de resposta de 7 dias ter expirado.

Resumo da lição

Uma mensagem de acompanhamento é altamente recomendada na comunicação empresarial para garantir uma resposta. Se os funcionários não usarem a linguagem apropriada no e-mail inicial para iniciar uma resposta, há algumas sugestões para contatar novamente o destinatário da mensagem. A seguir estão algumas sugestões:

  • Mencionar requisitos de resposta
  • Facilite a resposta
  • Obtenha uma resposta apelando para as prioridades do leitor
  • Seja educado, mas persistente
  • Considere o uso de outro meio

Indivíduos que são educadamente persistentes têm uma chance maior de aumentar o sucesso de suas empresas por permanecerem focados e comprometidos com sua comunicação corporativa.

Resultados de Aprendizagem

Depois de concluir esta lição, você será capaz de:

  • Discuta o propósito de uma mensagem de acompanhamento
  • Lembre-se de algumas das maneiras pelas quais você pode solicitar ou entregar uma mensagem de acompanhamento
  • Indique o cronograma habitual de espera por uma resposta